{"id":18673,"date":"2024-12-13T09:41:33","date_gmt":"2024-12-13T12:41:33","guid":{"rendered":"https:\/\/alice.com.br\/blog\/?p=18673"},"modified":"2025-08-01T09:04:49","modified_gmt":"2025-08-01T12:04:49","slug":"como-calcular-a-folha-de-pagamento-aprenda-agora","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/como-calcular-a-folha-de-pagamento-aprenda-agora\/","title":{"rendered":"Como calcular a folha de pagamento? Aprenda agora"},"content":{"rendered":"<html><body><p>Calcular a folha de pagamento &eacute; uma das tarefas mais importantes nas empresas. N&atilde;o s&oacute; para garantir a conformidade com a legisla&ccedil;&atilde;o vigente, mas tamb&eacute;m porque, geralmente, trata-se de um alto custo de opera&ccedil;&atilde;o em muitos setores.<\/p>\n<p>Dependendo do tipo de neg&oacute;cio e da estrutura organizacional, frequentemente a folha de pagamento &eacute; o maior custo operacional da empresa &ndash; em muitos casos ultrapassando os 50% das despesas totais.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/plano-de-saude-para-cnpj\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Plano de sa&uacute;de para CNPJ: tire as principais d&uacute;vidas<\/a><\/p>\n<p>Isso porque a folha de pagamento inclui todos os sal&aacute;rios, os benef&iacute;cios e os encargos sociais dos colaboradores que trabalham sob o <a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/regime-celetista-clt-o-que-e-e-quais-as-suas-regras\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">regime CLT<\/a>, dos estagi&aacute;rios &agrave; lideran&ccedil;a.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/endomarketing-o-que-e-e-como-colocar-em-pratica-na-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Endomarketing: o que &eacute; e como colocar em pr&aacute;tica na empresa<\/a><\/p>\n<p>Saber calcular a folha de pagamento de uma empresa &eacute; importante para que n&atilde;o haja erros que possam gerar contesta&ccedil;&otilde;es trabalhistas ou fiscais.<\/p>\n<p>A seguir, apresentamos os passos a serem levados em considera&ccedil;&atilde;o para realizar esses c&aacute;lculos de forma eficaz.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/qual-a-diferenca-entre-talent-acquisition-e-recrutamento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Qual a diferen&ccedil;a entre talent acquisition e recrutamento?<\/a><\/p>\n<h2>O que &eacute; a folha de pagamento?<\/h2>\n<p>A folha de pagamento &eacute; um relat&oacute;rio elaborado pela empresa que detalha todos os custos com os sal&aacute;rios e os benef&iacute;cios dos colaboradores, incluindo todos os proventos e os descontos obrigat&oacute;rios relativos aos encargos sociais, como o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte).<\/p>\n<p>Mensalmente, a empresa deve registrar todas as remunera&ccedil;&otilde;es referentes ao m&ecirc;s que passou e garantir que os pagamentos sejam realizados at&eacute; o quinto dia &uacute;til do m&ecirc;s seguinte, que &eacute; o prazo determinado <a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/decreto-lei\/del5452.htm\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">no artigo 459 da CLT<\/a> para o pagamento do sal&aacute;rio de celetistas ser efetuado.<\/p>\n<p>A folha de pagamento &eacute; exigida pelo<a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/decreto\/d3048.htm\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\"> Decreto 3.048\/99<\/a>, que, em seu artigo 225, obriga as empresas a manterem registros precisos das remunera&ccedil;&otilde;es pagas aos seus colaboradores. &Eacute; obriga&ccedil;&atilde;o dos contratantes:<\/p>\n<p><i>I &ndash; preparar folha de pagamento da remunera&ccedil;&atilde;o paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu servi&ccedil;o, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;<\/i><\/p>\n<p><i>II &ndash; lan&ccedil;ar mensalmente em t&iacute;tulos pr&oacute;prios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribui&ccedil;&otilde;es, o montante das quantias descontadas, as contribui&ccedil;&otilde;es da empresa e os totais recolhidos;<\/i><\/p>\n<p><i>III &ndash; prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e &agrave; Secretaria da Receita Federal todas as informa&ccedil;&otilde;es cadastrais, financeiras e cont&aacute;beis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necess&aacute;rios &agrave; fiscaliza&ccedil;&atilde;o.<\/i><\/p>\n<p>A folha de pagamento serve, portanto:<\/p>\n<ul>\n<li>Para cumprir o contrato trabalhista firmado com os colaboradores empregados;<\/li>\n<li>Como um documento oficial para controle financeiro interno das organiza&ccedil;&otilde;es;<\/li>\n<li>Para auditorias e fiscaliza&ccedil;&otilde;es;<\/li>\n<li>Para estar em conformidade com as obriga&ccedil;&otilde;es previdenci&aacute;rias e fiscais, conforme determinado pelo eSocial.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>O que &eacute; o eSocial?<\/h2>\n<p>H&aacute; alguns anos, as empresas brasileiras precisam submeter as informa&ccedil;&otilde;es das folhas de pagamentos de seus colaboradores para um sistema criado pelo Governo Federal chamado Sistema Simplificado de Escritura&ccedil;&atilde;o Digital das Obriga&ccedil;&otilde;es Previdenci&aacute;rias, Trabalhistas e Fiscais, conhecido como <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/esocial\/pt-br\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener\">eSocial<\/a>.<\/p>\n<p>Institu&iacute;do por lei em 2014 e inicialmente adotado para as anota&ccedil;&otilde;es referentes ao servi&ccedil;o dom&eacute;stico, o eSocial atualmente &eacute; obrigat&oacute;rio para todas as empresas que tenham um ou mais trabalhadores empregados.<\/p>\n<p>O sistema do eSocial unifica o envio de informa&ccedil;&otilde;es pelo empregador em rela&ccedil;&atilde;o aos seus colaboradores, fazendo com que as empresas cumpram a presta&ccedil;&atilde;o, tamb&eacute;m de forma unificada, das informa&ccedil;&otilde;es referentes &agrave;s obriga&ccedil;&otilde;es:<\/p>\n<ul>\n<li>Fiscais;<\/li>\n<li>Trabalhistas;<\/li>\n<li>Previdenci&aacute;rias;<\/li>\n<li>FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Servi&ccedil;o).<\/li>\n<\/ul>\n<p>O prazo para o envio das informa&ccedil;&otilde;es ao eSocial &eacute; at&eacute; o dia 15 do m&ecirc;s subsequente ao m&ecirc;s de refer&ecirc;ncia.<\/p>\n<h2>Qual a diferen&ccedil;a entre folha de pagamento e holerite?<\/h2>\n<p>Embora muitas vezes os dois conceitos sejam utilizados como sin&ocirc;nimos, existe uma diferen&ccedil;a b&aacute;sica:<\/p>\n<ul>\n<li>A <b>folha de pagamento<\/b> &eacute; um relat&oacute;rio abrangente que consolida todos os pagamentos e descontos relacionados a todos os colaboradores de uma empresa em um determinado per&iacute;odo, geralmente mensal;<\/li>\n<li>J&aacute; o <a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/o-que-e-o-holerite-e-quais-informacoes-ele-apresenta\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b>holerite<\/b><\/a> (em algumas regi&otilde;es do Brasil tamb&eacute;m &eacute; chamado de &ldquo;contracheque&rdquo; ou mesmo &ldquo;recibo de pagamento&rdquo;) &eacute; um resumo individual entregue a cada colaborador que fornece de forma transparente as informa&ccedil;&otilde;es sobre sua remunera&ccedil;&atilde;o, com a listagem dos proventos, descontos e benef&iacute;cios no per&iacute;odo. Nele, o trabalhador sabe objetivamente quanto receber&aacute; ao fim do m&ecirc;s.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ambos s&atilde;o documentos essenciais para a gest&atilde;o eficaz dos recursos humanos e para garantir a conformidade com as leis trabalhistas.<\/p>\n<h2>Como calcular a folha de pagamento?<\/h2>\n<p>A folha de pagamento compreende todos os gastos relativos a colaboradores contratados no regime CLT na empresa. Ou seja, todos os sal&aacute;rios, os benef&iacute;cios e os encargos sociais relativos a cada contrato.<\/p>\n<h3>Calcule o sal&aacute;rio<\/h3>\n<ul>\n<li><b>Sal&aacute;rio base<\/b> &eacute; o valor que est&aacute; anotado na carteira do trabalho e que foi acordado no contrato de trabalho;<\/li>\n<li><b>Adicionais salariais<\/b>, como f&eacute;rias, 13&ordm;&nbsp;sal&aacute;rio, eventuais <a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/como-calcular-a-hora-extra\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">horas extras<\/a>, eventuais comiss&otilde;es ou gratifica&ccedil;&otilde;es, adicional noturno, <a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/qual-a-diferenca-entre-insalubridade-e-periculosidade\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">adicional de periculosidade ou de insalubridade<\/a> etc.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Calcule os benef&iacute;cios concedidos<\/h3>\n<ul>\n<li>\n<ul>\n<li><b>Vale-refei&ccedil;&atilde;o<\/b> ou vale-alimenta&ccedil;&atilde;o;<\/li>\n<li><b>Plano de sa&uacute;de<\/b> ou odontol&oacute;gico;<\/li>\n<li><b>Aux&iacute;lio-creche;<\/b><\/li>\n<li><b>PLR<\/b> (participa&ccedil;&atilde;o nos lucros ou resultados);<\/li>\n<li>Outros eventuais benef&iacute;cios que sejam concedidos pela empresa.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Calcule os encargos sociais obrigat&oacute;rios<\/h3>\n<ul>\n<li><b>INSS: <\/b>a contribui&ccedil;&atilde;o previdenci&aacute;ria varia conforme a faixa salarial (as al&iacute;quotas aumentam conforme o sal&aacute;rio for maior). A base de c&aacute;lculo do INSS &eacute; o sal&aacute;rio bruto do trabalhador, que inclui n&atilde;o apenas o sal&aacute;rio fixo, mas tamb&eacute;m outros proventos, como horas extras;<\/li>\n<li><b>IRRF: <\/b>o Imposto de Renda Retido na Fonte &eacute; calculado sobre o sal&aacute;rio bruto ap&oacute;s a dedu&ccedil;&atilde;o do INSS e levando em considera&ccedil;&atilde;o eventuais dedu&ccedil;&otilde;es, concedidas caso a caso, a exemplo de dependentes legais;<\/li>\n<li><b>FGTS: <\/b>o Fundo de Garantia do Tempo de Servi&ccedil;o corresponde a 8% da remunera&ccedil;&atilde;o mensal bruta do empregado. Esse valor deve ser depositado mensalmente pela empresa em uma conta vinculada ao trabalhador na Caixa Econ&ocirc;mica Federal.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/abono-pecuniario-o-que-e-e-como-fazer-o-calculo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Abono pecuni&aacute;rio: o que &eacute; e como fazer o c&aacute;lculo?<\/a><\/p>\n<h2>Quais s&atilde;o os pontos de aten&ccedil;&atilde;o para evitar erros na hora de calcular a folha de pagamento?<\/h2>\n<p>Calcular os holerites e, consequentemente, a folha de pagamento de uma empresa, &eacute; uma tarefa espec&iacute;fica, que exige da equipe respons&aacute;vel (seja do setor cont&aacute;bil ou de Recursos Humanos) conhecimentos sobre as leis trabalhistas, previdenci&aacute;rias e fiscais do pa&iacute;s.<\/p>\n<p>Erros nesses c&aacute;lculos podem gerar contesta&ccedil;&otilde;es, tanto da Justi&ccedil;a Trabalhista como da Receita Federal ou das inst&acirc;ncias previdenci&aacute;rias.<\/p>\n<p>Em &uacute;ltima an&aacute;lise, erros podem impactar a imagem e at&eacute; a sa&uacute;de financeira da organiza&ccedil;&atilde;o. Veja os principais pontos de aten&ccedil;&atilde;o:<\/p>\n<ul>\n<li><b>Acompanhamento das mudan&ccedil;as na legisla&ccedil;&atilde;o: <\/b>leis trabalhistas, fiscais e previdenci&aacute;rias est&atilde;o em constante mudan&ccedil;a e revis&atilde;o. Acompanhar essas altera&ccedil;&otilde;es &eacute; crucial para evitar erros. Isso inclui aten&ccedil;&atilde;o a novas regras sobre impostos, contribui&ccedil;&otilde;es e direitos trabalhistas;<\/li>\n<li><b>Manter dados internos atualizados: <\/b>&eacute; crucial organizar as informa&ccedil;&otilde;es dos colaboradores, como cargos, sal&aacute;rios e benef&iacute;cios, e garantir que todos os dados estejam atualizados. Dividir os funcion&aacute;rios por setores e cargos tamb&eacute;m pode facilitar o c&aacute;lculo e a verifica&ccedil;&atilde;o das informa&ccedil;&otilde;es;<\/li>\n<li><b>Controle r&iacute;gido do ponto: <\/b>registrar corretamente as horas trabalhadas dos colaboradores, incluindo horas extras, faltas e atrasos, &eacute; vital. Um sistema de controle de ponto eletr&ocirc;nico ajuda a centralizar as informa&ccedil;&otilde;es;<\/li>\n<li><b>Automatiza&ccedil;&atilde;o do processo:<\/b>&nbsp;o uso de sistemas tecnol&oacute;gicos para gerenciamento e softwares espec&iacute;ficos para o c&aacute;lculo da folha de pagamento pode reduzir significativamente a ocorr&ecirc;ncia de erros humanos. Esses sistemas geralmente incluem valida&ccedil;&otilde;es autom&aacute;ticas que alertam para informa&ccedil;&otilde;es faltantes ou inconsistentes;<\/li>\n<li><b>Aten&ccedil;&atilde;o &agrave;s categorias e enquadramentos trabalhistas:<\/b>&nbsp;&eacute; importante garantir que cada colaborador esteja corretamente classificado em sua <a href=\"https:\/\/alice.com.br\/blog\/empresas\/o-que-sao-e-quais-os-tipos-de-relacoes-de-trabalho-entenda\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">categoria profissional e enquadramento<\/a> (celetista assalariado, PJ, freelancer etc.). Cada categoria possui conven&ccedil;&otilde;es coletivas espec&iacute;ficas que impactam o c&aacute;lculo da folha;<\/li>\n<li><b>Treinamentos e auditorias regulares<\/b><strong>:<\/strong> investir no treinamento cont&iacute;nuo da equipe respons&aacute;vel pela folha de pagamento &eacute; essencial (melhores pr&aacute;ticas, novas legisla&ccedil;&otilde;es e o funcionamento do sistema utilizado para o c&aacute;lculo). Realizar auditorias externas peri&oacute;dicas nas folhas de pagamento tamb&eacute;m pode ajudar a identificar erros antes que se tornem um problema maior.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>O que &eacute; a desonera&ccedil;&atilde;o da folha de pagamento?<\/h2>\n<p>Trata-se de uma pol&iacute;tica fiscal que tem como objetivo reduzir a carga tribut&aacute;ria sobre os sal&aacute;rios dos trabalhadores, substituindo a contribui&ccedil;&atilde;o previdenci&aacute;ria patronal de 20% sobre a folha de sal&aacute;rios por uma al&iacute;quota que varia entre 1% e 4,5% sobre a receita bruta da empresa.<\/p>\n<p>A medida foi implementada inicialmente em 2012 e se aplica a setores espec&iacute;ficos da economia. A ideia &eacute; estimular a gera&ccedil;&atilde;o de empregos e reduzir os custos operacionais das empresas, promovendo o crescimento da economia do pa&iacute;s.<\/p>\n<p>Recentemente, uma nova lei foi sancionada mantendo a desonera&ccedil;&atilde;o at&eacute; o final de 2024 para alguns setores espec&iacute;ficos. A partir do pr&oacute;ximo ano, no entanto, haver&aacute; uma reonera&ccedil;&atilde;o gradual, na qual as empresas come&ccedil;ar&atilde;o a pagar novamente a contribui&ccedil;&atilde;o previdenci&aacute;ria sobre a folha de pagamento, aumentando progressivamente a al&iacute;quota.<\/p>\n<html><body><h2>Alice tem o plano de sa&uacute;de certo para a sua empresa!<\/h2>\n<p>Alice &eacute; uma empresa de tecnologia que oferece planos de sa&uacute;de empresarial e tem a miss&atilde;o de tornar o mundo mais saud&aacute;vel. 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