Método síncrono e assíncrono: quais as diferenças?

A comunicação corporativa não é apenas um canal de troca de informações numa empresa, mas o alicerce que sustenta a cultura organizacional, a colaboração entre os membros das equipes e a produtividade do negócio, seja qual for o mercado de atuação. Quando bem estruturada, a comunicação promove um ambiente de trabalho saudável, em que os colaboradores se sentem conectados e engajados.

Nos últimos anos, essa comunicação ganhou uma nova dimensão, especialmente com a ascensão do home office e do trabalho remoto ou híbrido. Em cenários em que as equipes podem estar cada vez mais dispersas geograficamente, a maneira como as informações são trocadas e o modo como as interações ocorrem se tornaram fundamentais para o sucesso das operações.

Assim, entender as dinâmicas da comunicação organizacional — incluindo seus modelos síncrono e assíncrono — é crucial para qualquer empresa que busca se adaptar e prosperar nesse novo cenário corporativo.

Neste texto, vamos explorar o que são as modalidades de comunicação síncrona e assíncrona, e quais as principais diferenças entre elas.

Síncrono e assíncrono: quais as diferenças?

Ambos os modelos de comunicação têm seu lugar nas organizações contemporâneas, e a escolha entre síncrona e assíncrona deve ser feita com base nas necessidades da equipe e no contexto da interação.

Enquanto a comunicação síncrona é ideal para discussões que exigem agilidade, a assíncrona se destaca quando a flexibilidade e a reflexão são necessárias.

Compreender essas diferenças é crucial para otimizar a colaboração e a eficiência nas equipes, especialmente em um cenário de trabalho remoto crescente.

Modo síncrono

A comunicação no modo síncrono ocorre em tempo real, quando os participantes estão presentes simultaneamente e interagem de forma instantânea. Exemplos incluem:

• Reuniões presenciais
• Chamadas telefônicas
• Videochamadas

Essa modalidade permite um fluxo contínuo de informações, possibilitando que os interlocutores façam perguntas e obtenham respostas imediatas, o que é especialmente útil em situações que exigem decisões rápidas ou discussões dinâmicas.

Modo assíncrono

Em contraste, a comunicação assíncrona não requer que os interlocutores estejam disponíveis ao mesmo tempo. Nela, as mensagens podem ser enviadas e respondidas em momentos diferentes, como em:

• E-mails
• Mensagens de texto

Essa forma de comunicação oferece maior flexibilidade, permitindo que os colaboradores respondam quando for mais conveniente para eles, incluindo um maior tempo de reflexão e elaboração.

Quais as vantagens do modo síncrono e do assíncrono?

Tanto a comunicação síncrona quanto a assíncrona têm seus próprios conjuntos de vantagens que podem ser aproveitadas, dependendo das necessidades específicas da equipe e do contexto das interações. A chave está em encontrar um equilíbrio entre ambas as abordagens para maximizar a eficácia da comunicação dentro da organização.

Vantagens da comunicação síncrona

• Resolução imediata de problemas: reuniões em tempo real permitem que os membros da equipe discutam questões urgentes e encontrem soluções de forma imediata, evitando atrasos que podem impactar projetos;
• Feedback instantâneo: em interações em tempo real, como videoconferências, os participantes podem receber comentários e sugestões imediatamente, o que melhora a qualidade do trabalho e permite ajustes rápidos;
• Promoção do trabalho em equipe: facilita a colaboração, permitindo que todos os membros contribuam com suas ideias e perspectivas em um ambiente dinâmico. Isso fortalece o espírito de equipe e melhora a coesão entre os colaboradores;
• Construção de relacionamentos: interações em tempo real ajudam a estabelecer conexões mais fortes entre os colegas, uma vez que nuances como expressões faciais e entonação de voz são percebidas, promovendo um entendimento mais profundo e confiança mútua;
• Atenção focada: a necessidade de estar presente durante uma reunião ou chamada exige uma atenção mais concentrada, o que pode resultar em discussões mais produtivas e engajadas.

Vantagens da comunicação assíncrona

• Equipes em fusos horários diferentes: permite que os colaboradores respondam às mensagens nos horários que sejam mais convenientes para eles, respeitando diferentes fusos horários e agendas pessoais. Isso é especialmente útil para equipes distribuídas globalmente;
• Documentação: todas as interações assíncronas podem ficar registradas, facilitando a referência futura. Essa documentação é valiosa para revisitar decisões anteriores ou revisar informações importantes;
• Eficiência: ao reduzir a necessidade de reuniões constantes, a comunicação assíncrona permite que os colaboradores se concentrem em suas tarefas individuais, aumentando a produtividade geral da equipe;
• Tempo maior para reflexão: membros da equipe têm a oportunidade de pensar e elaborar cuidadosamente suas respostas antes de se comunicarem, o que pode levar a mensagens mais claras e bem estruturadas;
• Inclusão: essa modalidade garante que todos tenham acesso às informações relevantes, evitando a formação de “panelinhas” e promovendo um ambiente mais inclusivo.

E quais os pontos de atenção em cada um dos modelos?

Tanto a comunicação síncrona quanto a assíncrona possuem próprios pontos de atenção que devem ser considerados ao serem implementadas nas organizações.

Um equilíbrio entre as duas modalidades, portanto, pode ajudar a maximizar a eficácia da comunicação, aproveitando as vantagens de cada uma enquanto seus desafios são minimizados. Também é aconselhado adaptar as estratégias de comunicação às necessidades específicas da equipe e ao contexto das interações para garantir um ambiente colaborativo produtivo.

No entanto, para garantir uma comunicação eficaz, é fundamental que todos os membros das equipes estejam cientes dos principais canais utilizados e de seus propósitos específicos.

Além disso, é importante que cada colaborador estabeleça a prática de verificar novas mensagens regularmente e defina prazos razoáveis para responder a elas.

Pontos de atenção na comunicação síncrona

• Pressão no imediatismo: a necessidade de interagir em tempo real pode criar uma pressão sobre os participantes para que respondam rapidamente, o que pode gerar ansiedade e estresse. Isso é especialmente relevante em reuniões onde todos esperam contribuições instantâneas;
• Dependência da disponibilidade: a comunicação síncrona exige que todos os envolvidos estejam disponíveis ao mesmo tempo, o que pode ser um desafio em equipes distribuídas globalmente ou com horários variados;
• Risco de interrupções: reuniões e chamadas podem ser interrompidas por distrações externas ou pela falta de atenção dos participantes, o que pode comprometer a qualidade da discussão e levar a mal-entendidos;
• Dificuldade em documentar informações: nas interações em tempo real, é fácil perder detalhes importantes. Sem uma documentação adequada, informações cruciais podem ser esquecidas ou mal interpretadas. Em reuniões, considere atribuir a algum participante a elaboração de uma ata com os principais pontos abordados e decisões tomadas;
• Restrições de tempo: reuniões têm duração limitada e podem não permitir discussões aprofundadas sobre tópicos complexos, levando a decisões apressadas ou superficiais.

Pontos de atenção na comunicação assíncrona

• Risco de procrastinação: a falta de urgência na comunicação assíncrona pode levar à procrastinação, já que os colaboradores podem adiar suas respostas ou decisões, impactando o fluxo de trabalho. Isso é particularmente problemático quando as tarefas dependem da colaboração de várias pessoas;
• Ambiguidade nas mensagens: como as respostas não são imediatas, há um risco maior de mal-entendidos e interpretações erradas das mensagens. É essencial que as comunicações sejam claras e objetivas para evitar confusões;
• Falta de interação pessoal: pode limitar as interações pessoais e a construção de relacionamentos, uma vez que não permite a troca imediata de ideias e sentimentos, como acontece em conversas em tempo real;
• Demora na resolução de problemas: questões que poderiam ser resolvidas rapidamente em uma conversa síncrona podem levar mais tempo para serem abordadas, resultando em atrasos na tomada de decisões;
• Necessidade de boa documentação: para que a comunicação assíncrona seja eficaz, é fundamental ter um sistema robusto de documentação para garantir que todos os membros da equipe tenham acesso às informações necessárias e possam acompanhar o progresso das tarefas.

Quais as melhores ferramentas para cada um?

A escolha da ferramenta ideal depende das necessidades específicas da equipe e do tipo de trabalho realizado. Para uma comunicação eficaz, é recomendável combinar ferramentas síncronas e assíncronas.

Síncrona

• Slack – permite mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo, além de compartilhamento de arquivos. É ideal para interações em tempo real e colaboração em equipe. Além disso, a ferramenta se integra a diversas outras, facilitando a organização das comunicações.
• Microsoft Teams – parte do pacote Office 365, oferece chat, videoconferências e chamadas de voz. Permite colaboração em documentos do Office em tempo real, sendo ideal para empresas que já utilizam a infraestrutura da Microsoft, promovendo uma integração fluida.
• Zoom – famoso na pandemia da covid-19 por suas videoconferências, oferece recursos como compartilhamento de tela e gravação de reuniões. Excelente para reuniões de equipe e apresentações remotas.
• Google Meet – integrado ao Google Workspace, permite videoconferências com fácil acesso a documentos do Google, é ideal para equipes que já utilizam o ecossistema do Google.

Assíncrona

• Slack – além da comunicação síncrona, também é eficaz para a comunicação assíncrona, permitindo que os colaboradores deixem mensagens em canais específicos que podem ser acessadas posteriormente.
• ClickUp – a plataforma de gerenciamento de projetos também permite comunicação assíncrona através de comentários em tarefas e discussões centralizadas. Além disso, oferece recursos como gravação de tela e integração com outras ferramentas, facilitando a colaboração sem a necessidade de reuniões constantes.
• Loom – permite gravar vídeos e mensagens de voz que podem ser compartilhados posteriormente, evitando a necessidade de agendar reuniões. Ideal para explicar conceitos complexos de forma visual e clara.
• Twist – focado na comunicação assíncrona, permite discussões organizadas por tópicos, evitando o fluxo caótico típico das mensagens instantâneas. Ajuda na manutenção do foco nas conversas relevantes.
• Asana – embora seja uma ferramenta de gerenciamento de projetos, facilita a comunicação assíncrona ao permitir que as equipes atualizem o progresso dos projetos e deixem comentários diretamente nas tarefas.

Existe um modelo ideal para adotar na sua empresa?

Não, cada empresa ou projeto vai demandar um modelo de comunicação específico que faça sentido para as demandas específicas e esteja de acordo com a cultura organizacional.

No entanto, adotar práticas que promovam clareza, diversidade nos canais de comunicação e um ambiente aberto ao feedback pode melhorar muito a comunicação interna. A adaptação dessas diretrizes às características específicas da sua organização é fundamental para alcançar resultados positivos e engajar os colaboradores de maneira eficaz.

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