Como fazer uma descrição efetiva de cargos?

Na maioria das empresas, a descrição de cargos é um documento interno fundamental que detalha as responsabilidades, as expectativas e os requisitos de uma posição dentro da organização. 

A principal função deste documento, portanto, é fornecer uma compreensão clara e concisa do papel que cada colaborador desempenha, servindo como um guia tanto para os gestores quanto para os trabalhadores.

Dessa forma, o documento precisa necessariamente detalhar:

1. O propósito do cargo;
2. As principais responsabilidades e tarefas;
3. As competências, habilidades e qualificações necessárias;
4. O contexto organizacional no qual o cargo se insere.

Esse tipo de registro não apenas facilita o processo de recrutamento, ao atrair os candidatos mais adequados às vagas a serem preenchidas, mas também estabelece critérios internos para:

• Formalização de responsabilidades e tarefas
• Avaliação de desempenho
• Desenvolvimento profissional e planos de carreira
• Estruturação de equipes
• Evidência em disputas jurídicas e trabalhistas

Além disso, a descrição de cargos contribui para um item cada vez mais fundamental no mundo corporativo que é a transparência organizacional. Isso porque ela assegura que todos os colaboradores compreendam suas funções e como elas se alinham aos objetivos estratégicos da empresa.

Neste texto, veja qual a importância de uma descrição efetiva de cargos e saiba como estruturar esse documento de forma efetiva.

Para que serve a descrição de cargos?

Todo colaborador que trabalha em uma empresa deve ter plena consciência e clareza de suas funções no dia a dia, independentemente do cargo que exerce ou para o qual foi contratado. 

A falta dessa noção básica em relação às atribuições pode levar a uma série de problemas, a exemplo de sobreposição de tarefas, lacunas operacionais e até insatisfação por parte dos colaboradores (e da gestão).

Da mesma forma, durante processos seletivos para ocupar determinada posição, uma descrição efetiva do cargo é o passo mais importante na hora de atrair os candidatos certos. Ela delimita as competências e qualificações esperadas, aumentando a precisão na busca pelo talento ideal.

Dessa forma, um documento bem feito proporciona benefícios tanto para a empresa quanto para os profissionais. 

Veja os principais objetivos na elaboração de uma descrição precisa:

1. Orientação e alinhamento interno – a descrição de cargos funciona como uma espécie de mapa interno da empresa. Ela ajuda a alinhar expectativas entre gestores e colaboradores, garantindo que cada um compreenda sua função no contexto do time e da organização como um todo;
2. Base para recrutamento e seleção – em um processo seletivo, uma boa descrição de cargos é essencial para atrair os candidatos certos e reduzir o número de candidatos ao essencial. Isso porque do documento devem constar as competências e qualificações esperadas, assim como as ofertas que a empresa tem para o potencial colaborador (salário e eventuais benefícios), aumentando a precisão na busca pelo talento ideal;
3. Desenvolvimento interno de carreiras – com as responsabilidades bem definidas, é mais fácil identificar lacunas de habilidades e propor treinamentos específicos. Isso também contribui para a criação de planos de carreira, promovendo o crescimento interno e a retenção de talentos;
4. Apoio à gestão de desempenho – na hora de avaliar o desempenho de um colaborador, a descrição de cargos oferece uma referência objetiva. Ela permite medir se os objetivos definidos para aquela posição estão sendo cumpridos, gerando feedbacks e avaliações mais justos e assertivos;
5. Cumprimento de obrigações legais – em muitos casos, a descrição de cargos também pode ser utilizada como documento oficial para atender a requisitos legais e trabalhistas. Ter essa estrutura bem organizada (e, sobretudo, garantir que ela seja cumprida por todos os gestores) pode proteger a empresa contra problemas jurídicos.

O que uma descrição efetiva de cargos deve conter?

Uma descrição efetiva de cargos deve apresentar diversos elementos essenciais que ajudam a detalhar as expectativas e responsabilidades associadas a uma posição específica dentro da empresa.

Tais elementos não apenas ajudam na integração sob o ponto de vista dos colaboradores, mas também são fundamentais para processos de recrutamento, avaliação de desempenho e desenvolvimento profissional dentro da organização.

Os principais componentes incluem:

• Título do cargo: um nome claro e conciso que reflita logo de cara as funções e o nível hierárquico da posição.
• Resumo do cargo: uma breve descrição que explique o papel do cargo na organização e sua relevância estratégica.
• Objetivos do cargo: metas de curto, médio e longo prazos que o ocupante deve atingir, além de critérios de desempenho.
• Responsabilidades e tarefas: uma lista detalhada das atividades diárias, incluindo entregas esperadas e interações com outros departamentos.
• Relações hierárquicas: descrição de quem o colaborador deve reportar e se possui responsabilidades de supervisão sobre outros funcionários.
• Qualificações necessárias do candidato ou profissional: informações sobre a formação acadêmica, experiências prévias, certificações e habilidades técnicas ou interpessoais requeridas para a função.
• Remuneração e benefícios: o valor do salário, se está previsto um bônus, se a empresa concede benefícios, como plano de saúde, auxílio-creche etc.
• Condições do trabalho: detalhes sobre a jornada, se a vaga é presencial, remota ou híbrida, onde se localiza a vaga (em qual cidade, no caso de presencial ou híbrido), noções sobre segurança e quaisquer riscos associados ao cargo.
• Cultura organizacional: informações sobre a identidade da empresa e como o cargo se encaixa na cultura corporativa também são bem-vindas.

Aprenda a fazer a descrição efetiva de cargos

Passo 1: Reúna informações detalhadas sobre o cargo

Antes de começar, é fundamental entender a fundo a função a ser descrita. Converse com gestores, colaboradores que ocupam ou já ocuparam a posição, e, sobretudo, observe as demandas diárias do cargo. 

Ferramentas como entrevistas, questionários e análises de desempenho ajudam a captar essas informações de forma mais estruturada. Tenha em mente que as principais questões a serem respondidas são:

• Qual é o objetivo do cargo?
• Quais são as principais atividades realizadas?
• Quais habilidades e conhecimentos são indispensáveis?
• Como a função se relaciona com outras áreas da empresa?

Passo 2: Estruture os elementos principais da descrição

Uma boa descrição de cargos deve conter:

• Título específico do cargo

Seja claro e direto. O título deve refletir a área de atuação e a posição hierárquica de forma precisa e alinhada à terminologia usada pelo mercado. Exemplo: “Analista de Marketing Digital” em vez de apenas “Analista”.

• Resumo da função

Uma visão geral do papel, explicando sua finalidade e como ele contribui para os objetivos da empresa. Exemplo: “Nesta empresa, o Analista de Marketing Digital é responsável por planejar, executar e monitorar campanhas online, com foco em aumentar a visibilidade da marca e gerar leads qualificados.”

• Principais responsabilidades

Liste as atividades mais relevantes da função. Priorize clareza e objetividade e seja específico, evitando termos vagos como “ajudar na gestão”.

Exemplo: Desenvolver e gerenciar campanhas no Google Ads e redes sociais; Monitorar métricas de performance e criar relatórios; Colaborar com a equipe de design para produção de conteúdo digital.

• Qualificações exigidas

Especifique formação, experiência e certificações necessárias e/ou desejadas.

Exemplo: Graduação em Marketing, Comunicação ou áreas correlatas; Experiência mínima de 3 anos em marketing digital; Certificação em Google Ads é um diferencial.

• Habilidades e competências necessárias

Inclua tanto competências técnicas (hard skills) quanto comportamentais (soft skills).

Exemplo: Hard skills – domínio de ferramentas como Google Analytics e Excel avançado. Soft skills – capacidade analítica, criatividade e comunicação interpessoal.

• Contexto organizacional

Explique como o cargo interage com outras áreas da empresa e a quem o colaborador se reportará.

Exemplo: “O cargo de Analista reporta diretamente ao Coordenador de Marketing e trabalha em parceria com as equipes de Vendas e Design.”

Passo 3: Adapte para o contexto organizacional

Cada empresa possui suas particularidades, como cultura, valores e processos. Certifique-se de que a descrição esteja alinhada com esses aspectos e que reflita o ambiente da organização.

Passo 4: Mantenha o documento atualizado

À medida que as demandas da empresa evoluem, isso deve se refletir nas descrições de cargos. Revise os documentos periodicamente para garantir que estejam de acordo com a realidade vigente do mercado e das funções internas.

Importante lembrar: sempre use linguagem clara e objetiva

Evite jargões técnicos desnecessários ou termos genéricos. Lembre-se de que a descrição do cargo será utilizada por diferentes públicos, de gestores a colaboradores, passando por candidatos externos e até recrutadores terceirizados.

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