Como criar uma boa estratégia de comunicação interna

Os colaboradores da sua empresa compreendem bem os objetivos do negócio? Os rumos que a organização pretende seguir estão claros para todos ou eles nem sabem como cada um pode contribuir nessa jornada? Se você hesitou nas respostas, pode ser necessário aprimorar a comunicação interna por aí, hein? 

Pode estar havendo um descompasso entre líderes e liderados, o que atrapalha a disseminação e a assimilação de informações pelos integrantes do time. 

Isso aconteceu em muitas empresas durante a pandemia e continua sendo um desafio com o trabalho híbrido e o retorno ao presencial.

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De acordo com o relatório GPTW Tendências em Gestão de Pessoas 2022, esse é um dos motivos que colocam a comunicação interna como um dos principais temas a serem explorados pelas empresas. 

Dedicar esforços para estabelecer um fluxo constante de informações para o público interno é uma das melhores estratégias para engajar as pessoas e despertar o senso de pertencimento ao time. 

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Quer saber como fazer uma boa estratégia de comunicação interna de forma planejada e consistente? Então segue com a leitura!

O que é comunicação interna? 

Ela corresponde, basicamente, às informações que circulam dentro da empresa relacionadas ao trabalho e às pessoas que atuam nela. 

Seja por iniciativa da direção ou pelas conversas que os colaboradores têm no dia a dia {lembra da famosa rádio corredor? Agora é rede corredor e já tem até influenciadores!}, as ideias propagadas internamente evidenciam o tipo de relacionamento que a empresa estabelece com os colaboradores. 

O ideal é que essa relação seja transparente, motivadora e multidirecional. 

“Um dos pressupostos básicos é assumir que os públicos internos são protagonistas da comunicação e que não devem figurar apenas como receptores de informações veiculadas pela alta administração”, afirma o professor Wilson Bueno, da Universidade Metodista de São Paulo.

Ou seja, comunicação interna não é só sobre transmitir informações, mas é também sobre ouvir e trocar.

Numa estratégia de comunicação interna eficiente, um dos principais objetivos é criar um mindset coletivo de cooperação, em que as pessoas se sintam estimuladas a dar o melhor de si. 

“A comunicação interna, quando democrática e dialógica, contribui decisivamente para a consolidação de um clima produtivo e saudável e para reforçar a cultura (valores, objetivos institucionais, missão, visão) da empresa ou organização”, acrescenta Bueno. 

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Numa visão macro da comunicação interna, vale considerar que tudo dentro da empresa pode comunicar algo. Os rituais corporativos podem falar muito sobre a organização, assim como alguns detalhes. Uma saudação ou brinde de boas-vindas, por exemplo, pode comunicar simbolicamente a postura esperada dos colaboradores. 

A importância da comunicação interna 

Quando as pessoas estão por dentro do que rola na empresa e do que se espera delas, a chance de todos terem uma boa experiência profissional aumenta. 

Elas ficam menos suscetíveis a acreditar em rumores e boatos {fake news também se propagam dentro das empresas!} e mais propensas a tomar as melhores decisões no dia a dia. Isso tem reflexo direto no engajamento e na produtividade. 

Efeitos da comunicação interna eficiente:

• valorização da cultura;
• promoção da integração;
• aumento da sensação de pertencimento;
• maior engajamento;
• incentivo à colaboração;
• ampliação da transparência;
• gestão do conhecimento adquirido coletivamente;
• elevação da produtividade;
• diminuição de retrabalho;
• redução de turnover;
• melhora do clima organizacional.

>> Turnover: o que é e como evitar

Como criar um bom modelo de comunicação interna

Ao elaborar um planejamento, vale a pena pensar em alguns pontos principais:

Quem é o público interno?

Para criar conexão com as pessoas que atuam na empresa, é preciso conhecê-las. Quais são seus desejos e dificuldades? Como elas ficam sabendo sobre o que acontece na empresa ou onde buscam informações? Em que momentos vale fazer uma ação direcionada para cada pessoa ou grupo? Uma pesquisa pode ajudar a coletar insights importantes! 

Quais valores a empresa deseja disseminar?

Para que os objetivos organizacionais sejam assimilados e estejam na rotina de trabalho, a dica é colocar a missão e os valores em tudo o que se comunica. 

Quais ferramentas de comunicação interna serão utilizadas?

De acordo com pesquisa da Associação Brasileira de Jornalismo Empresarial, os canais com mais estabilidade são o e-mail (83%), a intranet e o company communicator/teams (63%), a newsletter (56%) e o mural impresso (46%). 

É preciso lembrar, porém, que informações divulgadas pelos canais tradicionais concorrem com um turbilhão de mensagens que chegam diariamente. 

Por isso, muitas empresas estão se desafiando a encontrar formas de comunicações internas criativas, o que inclui eventos, campanhas, plataformas de mensagens instantâneas, além de outras ferramentas virtuais {mais para baixo a gente te conta alguns exemplos aqui na Alice}.

Qual será o tom de voz da empresa?

Para estabelecer um fluxo constante de disseminação de informações com foco nos funcionários, é muito importante encontrar o tom de voz das mensagens {o que também inclui imagens e símbolos!}.

“Isso tem novamente a ver com fortalecimento da cultura. É possível estabelecer uma comunicação que seja clara, objetiva mas também amigável, numa linguagem de fácil compreensão”, reforça Talita.

Qual será o papel dos líderes na comunicação interna?

É claro que ter um profissional ou equipe na empresa para planejar e tocar as ações de comunicação interna ajuda para que haja constância e monitoramento do trabalho realizado. 

Mas envolver as lideranças nas estratégias pode ter um efeito multiplicador. Afinal, elas são referências para as equipes e podem ser vistas como formadoras de opinião. 

Estando bem-informados, os gestores podem contribuir muito no reforço de mensagens destinadas aos colaboradores e no esclarecimento de dúvidas ou de mal-entendidos. 

A ideia é sempre ajudar as pessoas a entender o funcionamento da empresa. “A comunicação interna pode dar visibilidade aos times e ser uma facilitadora nas trocas entre eles.” 

Como saber se a comunicação interna é efetiva?

Para saber se a comunicação interna está trazendo efeitos positivos vale a pena apostar em métricas. 

A satisfação dos colaboradores com o que é divulgado e com as ferramentas utilizadas pode ser medida por meio de pesquisas e canais de sugestões.    

Também dá para acompanhar acessos e visualizações, além de realizar enquetes sobre ações específicas. 

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Exemplos de comunicação interna

Aqui na Alice buscamos diversificar cada vez mais as formas como a gente se conecta com os Pitayas {como nossos colaboradores são chamados}.

O nosso Slack funciona quase como uma rede social, com vários canais tanto para comunicações mais gerais, onde está o baile todo, até alguns voltados para grupos de afinidade, como a galera que pratica atividades físicas, grupos de mães, a comunidade LGBTQIA+ etc.

Também criamos o Pitayaverso no Notion, um espaço que reúne todas as informações necessárias para que os colaboradores possam desempenhar o trabalho. Esse projeto cumpre outro papel importante: organizar o conhecimento coletivo acumulado. 

Outra ação de comunicação interna que a gente se orgulha é o Alice na Arena. Toda segunda-feira, pontualmente às 10h15, rola um all hands com todos os colaboradores com temas escolhidos a dedo.

Cada encontro trata de resultados, desafios e estratégias. As virtudes da Alice associadas ao tema ganham destaque nas conversas, pensadas para ocorrer de forma objetiva e leve {há muitos momentos engraçados também!}.

>> As 6 virtudes que estão por trás de tudo o que fazemos na Alice

O encontro também é muito bom ao dar contexto sobre assuntos estratégicos para que todos os Pitayas possam ter autonomia para tomar as decisões.

E como aqui subimos a barra e evoluímos todos os dias, sempre rodamos um formulário para os Pitayas responderem se recomendariam o assunto do Arena para alguém. 

As avaliações costumam ser boas, mas sempre aparecem feedbacks sinceros de como algumas abordagens poderiam melhorar. As críticas são bem-vindas, afinal, também encorajamos autenticidade em tudo que fazemos.

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