Ordem de serviço: o que é e como fazer esse documento?

Em muitos serviços que contratamos, como, por exemplo, na assistência técnica para o reparo de um eletrodoméstico, limpeza, manutenção de equipamentos etc., existe um documento emitido pela empresa fornecedora do serviço. Ele se chama Ordem de Serviço (OS).

Trata-se de um documento formal e essencial em muitas atividades que envolvem serviços, como o nome já diz. Esse certificado serve para formalizar a execução daquele trabalho, tanto perante o cliente como também internamente na empresa que forneceu o serviço. Sua principal utilidade é centralizar ao máximo as informações relativas àquele atendimento.

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Ou seja, ele atua como uma espécie de guia entre as partes envolvidas, garantindo clareza e eficiência no serviço prestado.

Para isso, é necessário que a OS contenha informações como dados da empresa prestadora de serviço, dados pessoais do cliente, descrição detalhada do serviço, prazos e valores.

O que é uma ordem de serviço?

A ordem de serviço, então, apresenta uma descrição detalhada das atividades, definindo natureza, objetivo, prazos, recursos necessários, custos envolvidos e responsabilidades de cada profissional envolvido no serviço.

Prestador de serviços: o que é e diferenças vs contratado

Podemos usar esse documento tanto para organizar serviços internos em empresas com diversas áreas, quanto para prestar serviços a clientes externos, incluindo o consumidor final.

As empresas também costumam encarar a ordem de serviço como uma ferramenta crucial para a organização e controle das atividades internas. Isso ajuda a otimizar e a profissionalizar a gestão de suas operações.

Sendo assim, os principais objetivos da ordem de serviço são:

• Formalizar os acordos entre as partes – garante que todos os envolvidos estejam cientes das condições e expectativas relacionadas ao serviço descrito no documento;
• Registrar – serve também como um registro das atividades realizadas, facilitando o acompanhamento e a prestação de contas;
• Garantir a segurança jurídica – ambas as partes ficam seguras, pois a ordem de serviço documenta os termos acordados e pode ser utilizada em caso de disputas futuras;
• Organizar – muitas vezes também ajuda a estruturar o trabalho, definindo claramente o que deve ser feito, quando e por quem.

Como fazer esse documento

Geralmente, empresas grandes já possuem formulários prontos e padronizados para emitir as ordens de serviço. Porém, empresas menores podem usar templates prontos e disponíveis na internet para o mesmo efeito ou mesmo uma planilha mais simplificada.

Abaixo, alguns elementos básicos que precisam estar claros na Ordem de Serviço da sua empresa:

• Informações da empresa prestadora do serviço e também dados do cliente, como nome, CNPJ/CPF, endereços e dados de contato, devem constar do cabeçalho da OS;
• Data da emissão da nota;
• Número identificador da ordem de serviço;
• Identificação do serviço – uma descrição detalhada do serviço a ser realizado, incluindo os objetivos do serviço, informações sobre o local da execução e quaisquer outras instruções específicas necessárias para sua realização;
• Prazos e responsáveis – definição de prazos claros para a conclusão do serviço e atribuição de responsabilidades específicas aos profissionais envolvidos. Isso ajuda a evitar confusões e garante que todos saibam suas obrigações;
• Recursos necessários – descriminação de todos os materiais, equipamentos ou mão de obra necessária para a execução do serviço. Certifique-se de que esses recursos estejam disponíveis antes do início das atividades;
• Termos e condições – incluir cláusulas relevantes que orientem a execução do serviço, como garantias, formas de pagamento e condições para cancelamento ou alteração da ordem;
• Valores – preços dos serviços, caso se aplique;
• Assinaturas – Reserve um espaço no final do documento para as assinaturas do responsável pelo serviço e do cliente. Isso confirma que ambas as partes concordam com os termos estabelecidos na ordem.

O que fazer com a Ordem de serviço?

É de extrema importância que a emissão das OS passe por um sistema rigoroso de controle e arquivamento interno da empresa.

Plano de saúde para CNPJ: tire as principais dúvidas

Após a finalização do serviço, arquive uma cópia da ordem de serviço na empresa para futuras consultas e entregamos outra cópia ao cliente. Isso pode ser útil para auditorias ou revisões posteriores.

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