O backlog é uma ferramenta muito utilizada na gestão de projetos, especialmente em ambientes dinâmicos e ágeis, como na área de tecnologia da informação (TI) – onde estão as raízes do termo. Isso porque, inicialmente, o backlog era usado para descrever o acúmulo de tarefas que estavam pendentes e que precisavam ser realizadas. Na grande maioria das vezes, eram tarefas relacionadas a projetos de desenvolvimento de software.

Mais recentemente, outras áreas de diferentes setores passaram a adotar o modelo de gerenciamento de projetos – o que demonstra a eficácia da ferramenta. 

Qual a diferença entre talent acquisition e recrutamento?

Backlog: o que é?

Backlog, em inglês, significa “pendências” ou “atraso”. Na prática, corresponde a uma lista de tarefas ou demandas (no caso de softwares, funcionalidades) que precisam ser cumpridas de modo a atingir determinados objetivos de um projeto.

Esta lista prioriza as tarefas acumuladas e que precisam ser resolvidas para o andamento de algum projeto. A lista é dinâmica e deve ser constantemente revisada, conforme o avanço das necessidades do projeto.

Antes da adoção dessa abordagem, as equipes frequentemente dependiam de documentos extensos, que não somente eram difíceis de serem mantidos de forma atualizada, mas que também restringiam a possibilidade da colaboração entre as múltiplas equipes envolvidas.

O uso do backlog permite aumentar a produtividade e a organização das equipes, tornando-a uma estratégia valiosa para empresas, sejam elas de tecnologia ou não, que buscam otimizar os processos.

Neste texto, vamos explorar o significado desse tipo de ferramenta e como adotá-la em sua empresa.

Retenção de talentos: o que é e a importância da saúde

Quais os principais benefícios do backlog?

• Visibilidade: o backlog permite uma maior visibilidade sobre todas as tarefas que precisam ser realizadas e quais são as prioridades – o que evita confusões e retrabalhos. Essa transparência ajuda a alinhar os esforços e a garantir que todos estejam cientes de tudo, reduzindo o tempo gasto em reuniões desnecessárias ou na busca por informações;
• Priorização: as equipes conseguem realizar as tarefas com base em sua importância e urgência. Isso significa que as atividades mais críticas são abordadas primeiro, o que não apenas melhora a eficiência, mas também garante que os prazos mais importantes sejam cumpridos;
• Flexibilidade: não se trata de uma abordagem estática, pois o backlog deve ser revisado e atualizado regularmente. Tal flexibilidade permite que as equipes se adaptem rapidamente a novas demandas ou a mudanças nas prioridades, mantendo o foco nos objetivos mais relevantes;
• Previsibilidade: com as demandas organizadas e priorizadas, as equipes podem estimar prazos com mais precisão. Isso facilita o planejamento de outras atividades e evita atrasos e imprevistos. A previsibilidade também melhora a satisfação do cliente final, pois saberá quando esperar resultados;
• Colaboração: a gestão do backlog promove uma cultura de colaboração entre os membros da equipe. Com um documento ou sistema compartilhado, os colaboradores têm a oportunidade de contribuir com ideias, sugestões e feedbacks.

5s: o que é, como funciona e como aplicar essa metodologia?

Como aplicar o backlog na lista de tarefas?

1. Defina os objetivos do projeto: antes de criar o backlog, é essencial entender claramente os objetivos e requisitos. Isso ajudará a determinar quais itens devem ser incluídos na lista e como priorizá-los adequadamente;
2. Mapeie todas as tarefas: liste tudo que precisa ser feito, funcionalidades (no caso da programação de um software, por exemplo) e demandas necessárias para o projeto;
3. Determine a priorização de cada item: organize os itens da lista de acordo com o que precisa ser concluído antes. Isso pode ser feito por meio de técnicas como pontuação, em que cada item recebe uma nota de 0 a 10, com base em sua importância e urgência, ou mesmo de acordo com o grau de complexidade das tarefas (com os conceitos P, M, G, GG). Considere o impacto que cada tarefa terá no projeto ao definir as prioridades;
4. Estime o tempo e o esforço necessários: isso vale para cada item do backlog, e ajudará a planejar melhor os prazos, garantindo que a equipe tenha uma visão realista do que pode ser alcançado;
5. Atribua as tarefas entre a equipe: depois de compartilhar o backlog com todos do time, atribua as tarefas a cada um, de forma clara e direta. Todos devem estar cientes das atividades, prioridades e responsabilidades pelos itens do projeto;
6. Mantenha o backlog atualizado: a ferramenta deve ser constantemente revisada e atualizada. Adicione novos itens, arquive os que forem sendo concluídos e reavalie as prioridades regularmente para garantir que esteja sempre alinhada com as necessidades do projeto;
7. Revise o backlog: organize reuniões periódicas para revisar o backlog, discutir o progresso e ajustar as prioridades conforme necessário. As revisões ajudam a manter todos alinhados e garantem que o trabalho esteja sendo realizado conforme o planejado;
8. Use as ferramentas já disponíveis: inúmeras ferramentas e softwares digitais podem ajudar a gerenciar um backlog de forma eficiente, como Trello, Asana, Notion etc. Planilhas eletrônicas (como Google Sheets ou mesmo um Excel compartilhado) também cumprem esta função;
9. Compartilhe feedbacks de tempos em tempos: é importante analisar e registrar os resultados obtidos com base no backlog. Isso permite identificar o que funcionou bem e onde melhorias podem ser feitas, promovendo um aprendizado contínuo.

Como usar o backlog em diversos contextos de trabalho?

Recursos Humanos

A ferramenta pode ser utilizada para gerenciar diversos processos nesse departamento, como recrutamento, integração de novos funcionários às equipes e avaliações de desempenho. As tarefas podem ser listadas por prioridade para garantir que as iniciativas mais importantes sejam abordadas em primeiro lugar.

Desenvolvimento de produtos físicos

O sistema pode ser usado para gerenciar o ciclo de vida do desenvolvimento de um produto, desde a pesquisa inicial até o lançamento dele. Tarefas como prototipagem, testes e feedback de clientes podem ser organizadas em uma lista priorizada, permitindo que a equipe se adapte rapidamente às necessidades diversas.

Marketing e publicidade

Agências de marketing podem utilizar um backlog para planejar e executar campanhas. Por exemplo, as atividades de uma campanha digital podem incluir a criação de conteúdo, a gestão de redes sociais e o planejamento de eventos. Cada tarefa pode ser listada e priorizada com base na urgência e no impacto esperado, permitindo que a equipe se concentre nas iniciativas que trazem mais impacto.

Planejamento de eventos

Nesses casos, um backlog pode incluir todas as tarefas necessárias, como a locação do espaço, a contratação de fornecedores e a promoção do evento, caso se aplique. Isso ajuda a manter a organização e garante que todos os aspectos do evento sejam resolvidos antes da data.

Reformas ou projetos de construção

Em projetos desse tipo, o backlog pode incluir tarefas como aprovação de projetos, aquisição de materiais e coordenação de equipes responsáveis pela obra. A priorização ajuda a garantir que as etapas críticas sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos, minimizando atrasos ou imprevistos.

O que são e quais os tipos de relações de trabalho? Entenda

Alice tem o plano de saúde certo para a sua empresa!

Alice é uma empresa de tecnologia que oferece planos de saúde empresarial e tem a missão de tornar o mundo mais saudável. Nossa plataforma de cuidado contínuo garante que os nossos membros recebam o cuidado certo, na hora certa e no lugar certo, proporcionando uma experiência excepcional para eles.

Nossos planos têm cobertura nacional completa, assim como o atendimento e a experiência única do Alice Agora, parceiro de saúde confiável para todas as horas, direto no app. Fale com o Time de Saúde 24/7, receba resposta em até 60 segundos e, se precisar, já faça uma consulta virtual com nossa equipe médica.

Alice também tem suporte completo ao seu RH, com dados estratégicos para sua gestão – desde reports de saúde populacional até de custo de cuidado –, onboarding exclusivo e account manager dedicado.

Veja como Alice cuida do seu time e do seu orçamento.

Conheça a Alice