O que é o holerite e quais informações ele apresenta

Em alguns lugares do Brasil, usa-se o termo “holerite”, em outros “contracheque” ou mesmo “recibo de salário”. Em todos os casos, trata-se de um documento que comprova, de forma detalhada, a remuneração de um trabalhador em um determinado período no tempo, geralmente mensal.

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Este comprovante especifica os elementos que fazem parte da composição do salário, incluindo os proventos e os descontos aplicáveis.

Ele serve sobretudo como uma ferramenta de transparência nas relações trabalhistas, tanto para empregadores quanto para colaboradores.

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Neste texto, vamos explorar as principais informações que devem constar de um holerite e sua importância.

O que é o holerite?

O holerite é um documento que apresenta, de forma clara e objetiva, o salário bruto do trabalhador, os descontos realizados e o valor líquido a ser recebido. Trata-se de um documento cuja entrega é de responsabilidade da empresa empregadora.

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Ele deve ser fornecido mensalmente aos trabalhadores, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Para que serve o holerite?

Além de ser um comprovante do pagamento do salário mensal de um colaborador, ele é uma ferramenta de transparência nas relações trabalhistas.

Habilidades e competências: o que são e quais as diferenças?

Ele permite que os trabalhadores entendam a composição de sua remuneração. E também pode ser útil para:

• Verificar se descontos estão corretos e se o empregador está cumprindo com o que está no contrato de trabalho;
• Acompanhar se o pagamento dos benefícios, como férias e 13º salário, está sendo feito de forma apropriada;
• Comprovar renda em diversas situações da vida, como ao solicitar empréstimos, financiar um imóvel ou na hora de assinar um contrato de aluguel, por exemplo;
• Declaração do imposto de renda: o holerite serve como um documento oficial que comprova a renda mensal do trabalhador. Essa informação é fundamental na hora de declarar o imposto de renda, pois todos os rendimentos recebidos durante o ano devem ser informados à Receita Federal. Os valores descontados a título de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) também aparecem no holerite, permitindo que o trabalhador tenha uma visão clara sobre os abatimentos ao longo do ano;
• Cálculo da aposentadoria: o holerite também serve como um comprovante do tempo de serviço e das contribuições feitas ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Isso é essencial para que o trabalhador possa solicitar sua aposentadoria e comprovar que atendeu aos requisitos mínimos exigidos pela legislação previdenciária.

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Qual a importância do holerite para a empresa?

Para os colaboradores, o documento é uma forma de comprovar renda e checar se seu empregador está cumprindo com as obrigações trabalhistas.

Já para as empresas, o holerite é uma ferramenta crucial para a gestão financeira. Ele permite:

• Controlar os pagamentos realizados aos colaboradores;
• Atuar como uma forma de registro das obrigações fiscais relacionadas à folha de pagamento;
• Documentar a evolução salarial das equipes, que poderá ser útil em negociações futuras;
• Garantir maior transparência nas relações trabalhistas, contribuindo para uma maior confiança entre empregador e trabalhador;
• Resguardar a empresa em futuras contestações judiciais.

Quais informações o holerite apresenta?

Do holerite precisam constar algumas informações essenciais que incluem:

1. Identificação completa do trabalhador: nome completo, CPF, cargo/função e número de registro na empresa;
2. Dados do empregador: nome da empresa, CNPJ e endereço;
3. Mês de referência: o período correto a que determinado pagamento se refere;
4. Detalhes da composição da remuneração: salário base (valor bruto do salário, conforme anotado na Carteira de Trabalho), adicionais (a exemplo das horas extras, comissões, adicional noturno etc.), total de horas trabalhadas, pagamentos de férias e do 13o salário;
5. Descontos legais: INSS, IRRF, contribuições sindicais e outros descontos aplicáveis;
6. Outros descontos: despesas com plano de saúde, vale-transporte (se for o caso), vale-refeição etc.
7. Valor líquido a receber: o total de dinheiro que será pago ao trabalhador após todos os descontos deverá aparecer explicitamente no documento.

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Como essas informações devem aparecer no holerite?

É fundamental que as informações apareçam de forma ordenada e estruturada no holerite. Afinal de contas, compreender o que cada item significa é importante para garantir que todos os valores estejam corretos.

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Dessa forma, um holerite ordenado deve ser organizado nas seções:

Cabeçalho:

• Deve conter dados completos da empresa (razão social, CNPJ e endereço) e do colaborador (nome completo, CPF, nome do cargo ou da função que ele desempenha na empresa e o número do registro do colaborador dentro da empresa. O número do PIS também pode constar)
• Data do vencimento: a data máxima em que será feito aquele pagamento.

Corpo do holerite deve ter colunas detalhando os valores (total e descontos):

• Descrição/motivo do recebimento: salário base (bruto) e pagamentos adicionais (horas extras, férias, adicionais noturnos, 13o salário etc.);
• Descontos: listagem detalhada dos valores descontados (INSS, IRRF, benefícios como plano de saúde etc.)
• Códigos: devem constar os códigos a que se referem as linhas do demonstrativo;
• Referência temporal: período ao qual se refere o pagamento (ex.: mês de janeiro de 2024).
  

Rodapé:

• As bases de cálculo dos impostos descontados.
• Valor total líquido a ser recebido pelo colaborador.

Veja o passo a passo para preencher o holerite corretamente

1. Colete todas as informações necessárias sobre o colaborador e a empresa.
2. Calcule os valores brutos relacionados à remuneração.
3. Liste os descontos aplicáveis.
4. Calcule o valor líquido final a ser recebido pelo colaborador.
5. Organize todas as informações em um formato claro e legível.

Saiba fazer o cálculo do holerite

1. Calcule o salário bruto (salário base + adicionais, como horas extras, adicional noturno, férias, 13o salário etc.)
2. Calcule os descontos obrigatórios (FGTS, INSS, IRRF) e os descontos eventuais (plano de saúde, vale transporte, vale-refeição etc.)
3. Calcule o valor líquido: o salário bruto subtraído de todos os descontos.

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Emitir o holerite é obrigatório? O que diz a CLT?

Sim, a emissão e a entrega do holerite é obrigatória, conforme a legislação trabalhista brasileira, a Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT.

Em seu artigo 464, a lei estabelece que todo empregador deve fornecer ao colaborador um recibo detalhando as quantias pagas e as deduções efetuadas.

O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em penalidades para a empresa.

Existe dia certo no mês para entregar o holerite?

A lei não especifica qual é o dia mais adequado para o empregador disponibilizar ou entregar o holerite.

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No entanto, embora não haja uma determinação na legislação, é comum que o documento seja disponibilizado junto com o pagamento do salário.

Ou seja, geralmente no último dia útil do mês ou até o quinto dia útil do mês. Ou mesmo no dia em que ocorrer o depósito do salário.

Como facilitar a entrega do holerite para os colaboradores?

• Utilize sistemas e plataformas digitais para enviar o documento via e-mail ou sistemas internos.
• Crie um portal (intranet) por meio do qual os colaboradores possam acessar seus holerites sempre que necessário.
• Ofereça sessões informativas com o departamento pessoal sobre como ler e entender seus holerites.

Quais os tipos de holerite?

Os tipos de holerites podem variar conforme algumas especificidades:

• Holerite mensal: referente ao pagamento mensal regular.
• Holerite de férias: emissão especial quando o colaborador tira férias.
• Holerite de rescisão: emitido no momento da demissão, ou do término de contrato, detalhando todos os valores finais.

Contracheque é a mesma coisa que holerite?

Sim, holerite e contracheque são sinônimos. Ambos os termos se referem ao mesmo tipo de documento que detalha os pagamentos feitos ao trabalhador em um determinado mês.

A escolha do termo pode variar conforme a região do país ou a preferência pessoal, mas o conteúdo e a função do documento permanecem os mesmos.

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A origem da palavra “holerite” se refere a Herman Hollerith, um inventor de processamento de dados do século 19 que desenvolveu um sistema pioneiro de registro de colaboradores utilizando cartões perfurados.

Holerite e folha de pagamento são a mesma coisa?

Não. Embora ambos os conceitos estejam relacionados ao pagamento de salário, eles são diferentes:

• Holerite – um documento individual que detalha os pagamentos feitos a cada colaborador mensalmente;
• Folha de pagamento – um registro mais abrangente que inclui todos os salários pagos pela empresa em um determinado período, servindo como base para cálculos fiscais e contábeis.

O colaborador precisa guardar holerites antigos?

Não está estipulado em lei. No entanto, é altamente recomendável que os colaboradores guardem seus holerites por pelo menos cinco anos.

Esses documentos podem ser necessários para comprovar renda em situações como financiamentos ou aluguéis e também são úteis em caso de disputas trabalhistas.

Além disso, podem ser importantes para comprovar contestações previdenciárias.