O que é o método Kanban e como aplicá-lo?

Se você já trabalhou em empresas de tecnologia, é bem provável que tenha se deparado com uma parede cheia de post-its coloridos e organizados em colunas. Já se perguntou o que era aquilo? Trata-se de um quadro visual de Kanban, um exemplo clássico de uma metodologia que ajuda equipes a organizar tarefas e processos de maneira eficiente.

Mas aqui vai uma boa notícia: o Kanban não é exclusividade de times ou companhias de tecnologia. Sua filosofia pode ser adaptada para os mais variados setores, incluindo o RH, onde é capaz de trazer organização, clareza e agilidade para a gestão de tarefas.

Neste post, você vai descobrir o que é o Kanban, quais são os seus benefícios para o RH e como aplicá-lo no dia a dia da sua equipe.

O que é o método Kanban?

Se você está familiarizado à rotina de empresas no meio tech, pode ter ouvido falar nessa palavra de origem japonesa. Kanban nada mais é que uma abordagem visual de gestão de trabalho e fluxo de tarefas, cujo objetivo é melhorar a eficiência e a flexibilidade nos processos. 

Originado no Japão, o conceito foi desenvolvido na década de 1940 pela Toyota, como parte de seu Sistema Toyota de Produção (TPS), também conhecido como “produção enxuta”. A palavra “kanban” significa literalmente “cartão” ou “sinal” em japonês, refletindo sua função inicial de sinalizar a necessidade de reposição de materiais em uma linha de produção.

Quando o Kanban ganhou o mundo

Como explicamos anteriormente, a ideia inicial do Kanban surgiu como uma forma de otimizar o fluxo de trabalho nas fábricas da Toyota. Inspirado pelos sistemas de reposição de prateleiras usados em supermercados, o engenheiro industrial Taiichi Ohno criou um método baseado em cartões visuais para controlar o estoque e garantir que apenas os materiais necessários fossem produzidos ou repostos.

A estratégia deu tão certo que o Kanban saiu da esteira de produção da Toyota para o mundo. A partir dos anos 2000, o método começou a ser adaptado para a gestão de projetos e equipes em outros setores. O marco dessa expansão foi a publicação do livro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, de David J. Anderson, que aplicou os princípios originais do Kanban ao gerenciamento de projetos em TI.

Kanban é parte das metodologias ágeis?

Essa é uma dúvida bastante comum. Sim, o Kanban integra as chamadas metodologias ágeis, um conjunto de práticas e valores projetados para aumentar a adaptabilidade e a colaboração nas equipes. 

Embora muitas vezes comparado ao Scrum, outra metodologia ágil popular, o Kanban se diferencia por sua simplicidade e flexibilidade. Ele não exige papéis predefinidos ou ciclos de trabalho fixos (que são conhecidas como sprints), o que o torna uma escolha ideal para equipes que preferem adotar mudanças de forma incremental.

Os principais fundamentos que aproximam o Kanban das metodologias ágeis são:

• Transparência: o uso de quadros Kanban (físicos ou digitais) para visualizar o trabalho em tempo real.
• Iteratividade: a busca constante por melhorias no fluxo de trabalho.
• Colaboração: o envolvimento da equipe em todas as etapas do processo.

Como o Kanban funciona?

Essa estratégia é baseada em princípios simples e práticas intuitivas, o que a torna uma ferramenta acessível e altamente eficaz para a gestão. Sua essência está em visualizar processos, limitar o trabalho em andamento e promover melhorias contínuas, evitando, assim, a procrastinação. 

Os princípios do Kanban

Os princípios centrais do Kanban fornecem a base para sua aplicação em qualquer contexto organizacional, não só em empresas tech. São eles:

1. Comece com o que você faz agora

O Kanban é um método evolutivo, ou seja, ele não exige mudanças radicais no início. É possível aplicá-lo a processos existentes e ajustá-lo gradualmente para alcançar melhorias.

2. Não mude tudo de uma vez – dê tempo ao tempo 

A filosofia desse método valoriza mudanças graduais e contínuas, evitando revoluções abruptas que podem gerar resistência dentro das equipes.

3. Respeite os processos, papéis e responsabilidades de cada um

O Kanban não impõe alterações imediatas nas funções ou estruturas organizacionais. Em vez disso, incentiva a colaboração para melhorar os fluxos de trabalho. 

4. Todo mundo pode ser líder

No Kanban, a liderança não está restrita a cargos formais, tampouco a hierarquias rígidas. Todos os membros da equipe são incentivados a assumir um papel ativo na identificação de problemas e na busca por soluções.

Como implementar o Kanban em 6 passos

A implementação do Kanban não é nenhuma tarefa de outro mundo. Para colocar a metodologia em prática, é preciso conhecer os 6 passos fundamentais que orientam a sua estruturação. 

Vamos a eles: 

Passo 01: visualizar o trabalho

A criação de um quadro Kanban, com colunas que representam diferentes etapas do processo, é o primeiro passo. Ele permite que as equipes vejam claramente o que está sendo feito, por quem e em que etapa cada tarefa se encontra.

Exemplos comuns de colunas incluem:

• A fazer (to do) – tarefas que estão planejadas

• Em progresso (doing) – tarefas que estão sendo executadas

• Concluído (done) – tarefas já concluídas

Passo 02: limitar o trabalho em andamento

Um dos conceitos mais importantes do Kanban é limitar o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar sobrecarga nas equipes e garante que o trabalho flua de maneira mais eficiente. 

Passo 03: gerenciar o fluxo de tarefas

O foco está em estimular um fluxo contínuo de tarefas, desde o início até a conclusão. Para isso, é essencial monitorar métricas como o tempo de ciclo (cycle time), que mede quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída.

Passo 04: tornar as políticas de trabalho explícitas

É muito importante definir claramente as regras e critérios para cada etapa do processo, o que promove alinhamento e consistência entre todos os membros do time. 

Por exemplo, em um quadro Kanban de recrutamento, as políticas podem incluir: “O processo de contratação de um candidato só avança para ‘Entrevista’ após a triagem de todos os currículos”.

Passo 05: implementar loops de feedback

Reuniões regulares, como revisões de fluxo e retrospectivas, permitem que as equipes analisem o desempenho e identifiquem áreas de melhoria. Esses momentos de feedback são fundamentais para o aprimoramento contínuo, que é uma das premissas do Kanban.

Passo 06: aperfeiçoamento contínuo

O Kanban valoriza a evolução como uma prática constante. As equipes são incentivadas a colaborar para identificar problemas e testar soluções progressivas, aprimorando o processo ao longo do tempo.

Benefícios do Kanban para os RHs

Adotar uma metodologia como essa no RH vai além de apenas organizar tarefas: o Kanban pode ser um aliado e tanto para alinhar as atividades do RH às necessidades do negócio. Como uma ferramenta flexível e visual, o Kanban permite que os gestores otimizem processos, aumentem a eficiência e promovam maior colaboração, transformando sua atuação em um suporte essencial para alcançar objetivos organizacionais. 

Listamos, abaixo, os maiores benefícios que a metodologia pode trazer para o time de RH. Confira:

1. Maior eficiência e transparência no fluxo de trabalho

Com o uso de quadros Kanban para visualizar as etapas do trabalho, as equipes de RH podem obter uma visão clara das tarefas pendentes, em andamento e concluídas. Essa transparência permite que os membros da equipe identifiquem gargalos no fluxo e tomem medidas proativas para resolvê-los, otimizando processos.

Por exemplo, em um processo seletivo, o quadro Kanban pode destacar se há um excesso de currículos aguardando triagem, permitindo ajustes imediatos no fluxo para acelerar o progresso.

2. Priorização de tarefas e aumento da responsabilidade

O foco do Kanban em definir prioridades e limitar o trabalho em andamento (WIP) é particularmente valioso para equipes de RH, que frequentemente lidam com demandas concorrentes. Isso garante que tarefas mais críticas, como negociações de contratação ou gestão de crises internas, recebam a atenção necessária no momento certo.

Além disso, a atribuição clara de responsabilidades para cada tarefa promove maior accountability, reduzindo falhas e melhorando a eficiência geral.

3. Comunicação e colaboração em alta

As operações de RH muitas vezes exigem colaboração entre diferentes departamentos e alinhamento constante entre os membros da equipe. O Kanban facilita isso ao criar um espaço visual compartilhado, onde todos podem acompanhar o status das tarefas e contribuir para a solução de problemas.

Essa abordagem também promove a troca de ideias, tornando mais fácil envolver diferentes stakeholders em processos importantes, como iniciativas de diversidade ou campanhas internas de engajamento.

4. Menos erros e “refação”

Ao proporcionar maior visibilidade sobre os processos e tarefas, o Kanban ajuda a minimizar erros. Por exemplo, ao visualizar todas as etapas de uma avaliação de desempenho, é possível garantir que nenhum colaborador ou etapa importante seja negligenciado.

5. Adaptação às demandas do RH

O RH é uma área em que mudanças e demandas inesperadas são comuns, como lidar com contratações urgentes ou responder a alterações em políticas trabalhistas. O método Kanban, com sua flexibilidade e foco na melhoria contínua, ajuda as equipes a se adaptarem rapidamente a novas circunstâncias, sem sacrificar a qualidade do trabalho.

Aplicação do Kanban em processos de recrutamento

Ainda não ficou claro? Vamos, então, a um exemplo prático dos benefícios do Kanban para o RH, com aplicação no recrutamento. 

Um quadro típico pode conter as seguintes etapas:

• Candidatos recebidos: currículos enviados para triagem.
• Triagem completa: candidatos pré-selecionados com base nos critérios estabelecidos.
• Entrevistas agendadas: candidatos marcados para entrevistas.
• Aprovação final: decisão tomada após as entrevistas.
• Contratação concluída: processos administrativos finalizados.

Esse fluxo visual ajuda a equipe de recrutamento a priorizar candidatos, evitar gargalos em qualquer etapa e garantir um processo mais eficiente e transparente para todos os envolvidos.

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