Saiba como gerenciar o seu tempo e ser mais produtivo

Você já chegou ao final do dia com aquela sensação de não ter feito nada direito? 

Às vezes demorou para começar a trabalhar, foi interrompido por um problema doméstico, teve que participar de uma longa reunião, e quando finalmente conseguiu retomar as tarefas profissionais estava cansado demais para se concentrar.  

Dias assim são mais comuns do que se imagina. Em uma rotina atribulada, com sobrecarga de tarefas, obter produtividade é um desafio. 

Para ter um bom desempenho, sem comprometer o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, técnicas de gestão do tempo podem ser úteis. 

Segundo análise científica feita a partir de mais de 150 estudos sobre o tema, administrar o tempo está relacionado à satisfação no trabalho e pode aumentar a sensação de bem-estar.  

Gestão do tempo: por onde começar?

Gerenciar bem o tempo demanda organização, disciplina e autoconhecimento. 

Antes de montar um cronograma, com horários programados, é necessário listar todas as tarefas e atividades. 

Você deve considerar ações relacionadas ao trabalho, família, saúde (com destaque para alimentação, prática de exercícios físicos e sono!), lazer, espiritualidade e estudo.   

O passo seguinte é decidir o que é prioridade, conforme os seus objetivos de vida. Alguns métodos podem ajudar nessa definição.

Método GTD

Criado pelo pesquisador de produtividade David Allen, o método GTD (Getting Things Done) consiste em listar todas as atividades que devem ser realizadas (coletar), dividir em grupos conforme a necessidade de ação imediata (processar), reagrupar por tipo, cliente ou outra maneira fácil de identificar (organizar), analisar o que foi listado e fazer eventual ajuste (revisar) e, por fim, executar as que foram priorizadas (agir). 

Método 5W2H

Esse método permite avaliar cada tarefa a partir de sete perguntas, cujas iniciais formam a denominação 5W2H:

• O que deve ser feito? (What);
• Quando deve ser feito? (When);
• Onde? (Where);
• Por quem? (Who);
• Por quê? (Why);
• Como? (How);
• Quanto vai custar? (How much).

As respostas permitem ter uma noção ampla do que é necessário para completar uma atividade, sobretudo o tempo que ela demandará. 

Método SMART

• S – Specific;
• M – Measurable;
• A – Achievable;
• R – Relevant;
• T – Timely.

Essa técnica também traz as iniciais de filtros que podem ser adotados para definir objetivos e o tempo necessário para realizar cada tarefa. Consiste em especificar o que deve ser feito (specific), analisar se o que se busca pode ser medido (measurable), se o objetivo principal da tarefa pode ser alcançado (achievable), a relevância da tarefa em relação a outras (relevant) e até quando deve ser feita (timely). 

Matriz de Eisenhower

No século passado, um método criado pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, ficou bastante conhecido como ferramenta de gestão do tempo e de tomada de decisões. Trata-se de uma matriz com quatro quadrantes e dois eixos: um de importância e outro de urgência. As tarefas classificadas como urgentes e importantes devem ser priorizadas. As importantes e não urgentes devem ser agendadas. As urgentes, mas não importantes devem ser delegadas, enquanto as que não são nem urgentes nem importantes podem ser adiadas ou eliminadas.  

Como distribuir meu tempo de forma eficaz?

Estabelecidas as prioridades, o próximo passo é analisar os melhores horários e dias para executar as tarefas. 

Você pode contar com agendas, planners e calendários. Os modelos digitais, inclusive, oferecem funcionalidades como marcadores, lembretes e possibilidade de compartilhamento de dados ou conexão com aplicativos de gestão de tarefas.

Ao distribuir as atividades ao longo da semana, devem ser pré-definidos os períodos de atividades pessoais (ex: exercícios físicos, pausa para alimentação, cursos) e de trabalho. 

Observar o próprio relógio biológico é importante nessa avaliação. Se você é uma pessoa diurna, por exemplo, o ideal é realizar atividade física logo cedo e focar nas tarefas urgentes de trabalho ainda no período da manhã. 

Se você costuma ter mais disposição ao final do dia, a dica é dedicar a parte inicial da jornada de trabalho para coisas mais triviais, como verificar emails e retornar contatos, até pegar o ritmo para fazer as atividades que demandam mais energia.

Características da personalidade também devem ser levadas em conta. Se você se considera ansioso, por exemplo, e alguma tarefa específica desperta esse sentimento, vale a pena executá-la primeiro para, em seguida, se sentir tranquilo. 

Se costuma ser daqueles que deixam tudo para a última hora, deve redobrar a atenção aos prazos. Pode ser mais vantajoso fracionar a execução da tarefa ao longo da semana, reservando tempo para eventuais ajustes e revisões antes do prazo final. 

Aplicativos e técnicas também podem ser utilizados para definir e acompanhar um fluxo de trabalho.

Um dos métodos mais conhecidos é o Kanban, em que as tarefas são listadas em cartões, a serem movimentados por colunas denominadas “Por Fazer” (To do), ”Em execução” (Doing) e “Feito” (Done).

Foco e disciplina para fazer valer o tempo

Para que as tarefas sejam de fato realizadas é preciso ser realista ao definir o tempo que será reservado para cada uma delas. 

Além disso, é necessário ter disciplina e eliminar distrações. Redes sociais, mensagens de chat, emails e interrupções são os principais ‘ladrões de atenção’ e, consequentemente, do nosso tempo. 

Para garantir foco total durante a realização das atividades, alguns métodos sugerem cronometrar minutos de atenção plena, alternados com momentos de descanso.

Métodos para ter mais foco nas atividades

Método Pomodoro

Consiste em intercalar cerca de 25 minutos de concentração em uma única tarefa com intervalos de cerca de 5 minutos de descanso. A cada quatro períodos completos, deve-se tirar um intervalo maior de até 30 minutos. Criada nos anos 1980, a técnica ganhou este nome porque um cronômetro em formato de tomate (pomodoro, em italiano) era usado para marcar o tempo. 

Timeboxing

Nessa técnica, o tempo é dividido em “caixinhas” de cinco minutos. Para cada tarefa, desde as rotineiras, como parar para comer, às mais complexas, como fazer um relatório, devem ser reservados períodos exclusivos contados a partir de blocos de cinco minutos.  Os descansos também devem ser colocados nas caixinhas da agenda. 

Para identificar se você está conseguindo usar o tempo como planejou, podem ser utilizados aplicativos que contabilizam os minutos dedicados a cada tarefa. 

Outra dica para conseguir cumprir o planejamento e evitar perder tempo é manter documentos organizados. Isso facilita a localização dos arquivos, tanto físicos ou digitais, o que pode resultar em preciosos minutos para outras atividades. 

Estudos apontam que gerenciar bem o tempo resulta em maior produtividade, tanto individual quanto de equipes. 

Se você valoriza o seu tempo e quer utilizá-lo da melhor maneira possível para ter uma vida equilibrada, tente encontrar o método que melhor combina com seu jeito de ser e persista! Como diz o provérbio, “com tempo e perseverança, tudo se alcança”!

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