Como usar Whatsapp Business para ter mais saúde no trabalho

Instalar o WhatsApp Business e criar regras para o uso do aplicativo são as duas dicas principais para quem usa a ferramenta no trabalho {mas quer manter o work-life balance}. 

Dá para entender porque tanta gente usa o aplicativo como ferramenta de trabalho. Segundo a pesquisa Panorama Mobile Time/Opinion Box, o WhatsApp é o app mais utilizado pelo brasileiro. Por isso, é mais simples para clientes, pacientes e colegas de trabalho {ainda mais em home office} aproveitarem algo já instalado para resolverem problemas do dia a dia.

Para quem depende do aplicativo nas relações de trabalho, a praticidade pode ser uma mão na roda. Porém, a mistura de mensagens pessoais e profissionais no mesmo lugar — sem falar na enxurrada de notificações — pode ser fonte de estresse.

Quando o uso do WhatsApp no trabalho se torna um problema?

Existem alguns sinais físicos, emocionais e cognitivos de que o uso do WhatsApp passou dos limites saudáveis.

Uma dica: preste atenção ao que acontece quando uma mensagem nova chega. Bateu ansiedade? Talvez um aperto no coração ou taquicardia? Ou, ainda, aquela irritação ou raiva? De acordo com Jess Huang, psicóloga da Alice, nenhum destes sinais pode ser considerado normal, mesmo se forem corriqueiros.

“Também vale observar o que acontece quando não estamos com o celular na mão, se existe dificuldade para se desligar do trabalho ou viver o momento presente. Por exemplo, se você está cozinhando, assistindo algo ou tentando relaxar, mas pensando no WhatsApp, considere um sinal importante”, diz ela.

Mas, atenção: o contrário também é válido. Ter aversão ao WhatsApp é um indicativo de que a relação com a ferramenta não anda lá muito saudável. 

Huang alerta que o uso desgovernado do aplicativo para fins profissionais pode levar a casos de ansiedade, estresse crônico e até burnout.

“Isso está relacionado principalmente a estar sempre ligado ao trabalho, com a mente naquilo, em um constante estado de atenção, pensando que precisa responder, precisa estar disponível. Aí a gente não consegue relaxar”, conta.

Fica difícil se desligar do trabalho quando o celular não para de piscar. Por isso, se o WhatsApp for imprescindível para seu exercício profissional, vale tomar alguns cuidados para ter mais qualidade de vida.

Dicas para usar o WhatsApp comercial da melhor forma

Primeiramente, coloque na cabeça: você não precisa responder as mensagens logo que as recebe {e está tudo bem!}.

“O WhatsApp é uma ferramenta de comunicação assíncrona, ou seja, não deve existir a ideia de que uma pessoa vai te responder imediatamente. Se o objetivo for ser respondido na hora, o melhor meio é o telefone”, explica Alexandre Pellaes, mestre em psicologia do trabalho pela Universidade de São Paulo (USP), professor, LinkedIn Top Voices e pesquisador de temas ligados a novos modelos de gestão e futuro do trabalho.

Dito isto, vamos às dicas práticas.

1. Tenha uma conta comercial {e comece a usar o WhatsApp Business} 

Sim, você terá dois números de telefone: um pessoal e um profissional {sem preguiça, vale a pena!}.

Você pode ter dois aparelhos, mas nem precisa. Aliás, não tem necessidade nem de ter um celular com espaço para dois chips. Primeiro, instale o WhatsApp Business {que é gratuito}. Esse é um aplicativo desenvolvido especialmente para quem usa o app em relações de trabalho e negócios. Ele permite cadastrar um outro número só para fins comerciais no mesmo aparelho.

Para tanto, você só precisa ter um outro chip, que será usado apenas para as conversas profissionais. 

Então, com o aplicativo instalado, coloque o novo chip no celular e faça a ativação da nova conta pelo WhatsApp Business. 

O interessante é que, depois desse processo, você nunca mais vai precisar utilizar o chip profissional no aparelho — é só colocar de volta o antigo. Desta forma, você terá dois WhatsApps instalados: um para conversas pessoais e outro para as profissionais e sua linha antiga funcionará normalmente.

“Assim, as conversas profissionais ficam apartadas das pessoais. Isso já ajuda bastante a separar os dois mundos”, aconselha Pellaes.

2. Use as features do aplicativo

No WhatsApp Business, é possível colocar um catálogo de vendas no próprio app, programar respostas automáticas e disponibilizar informações importantes, como endereço, localização e horário de funcionamento.

Uma ideia é colocar uma mensagem de boas-vindas. Além de mostrar cordialidade, também é uma ótima oportunidade para informar as regras de comunicação por WhatsApp que você irá estabelecer {falamos disso no próximo tópico}.

Para organizar as conversas, aproveite as etiquetas e filtros. Assim, será mais fácil localizar conversas anteriores e separar os clientes de acordo com necessidades, organizar grupos e criar listas de transmissão.

Por exemplo, se você tiver um grupo de clientes com interesses semelhantes, pode etiquetá-los e criar uma lista de transmissão. Isso permitirá o envio de informações para vários contatos ao mesmo tempo.

“Aproveito o app para avisar no meu status que, se for urgente, que a pessoa me ligue”, explica Huang.

3. Crie regras para a comunicação pelo WhatsApp

A sabedoria popular diz que “o combinado não sai caro”, o que também se aplica a relações comerciais. 

“Normalmente, a gente só passa o número, mas é uma boa ideia aproveitar esse momento inicial para informar suas regras e até sugerir outros canais de comunicação para outros temas e necessidades”, orienta Pellaes. 

As regras podem incluir quais tipos de arquivo você recebe no app, em quanto tempo você costuma responder, se você quer ou não receber áudios {e até mesmo o tamanho do que você aceita ouvir!}.

“Assim, também mostramos para clientes ou pacientes que é OK ter limites”, completa Huang.

4. Estabeleça um horário para estar disponível no WhatsApp

Limites {para si e para os outros} são fundamentais. Está tudo bem determinar que você só responderá mensagens em determinadas janelas do dia. Se você trabalha das 9h às 18h, não tem problema responder mensagens apenas neste horário — e, se for o caso, combinar a possibilidade de ligar em caso de urgências, como Huang faz.

Quem usa WhatsApp Business consegue, inclusive, programar uma mensagem automática, que é enviada nos horários estabelecidos.  

Para fazer valer essa janela de tempo, Huang gosta de combinar com ela mesma de só responder as mensagens quando estiver no computador, na versão web do aplicativo.  Assim, quando ela não estiver trabalhando, resiste à tentação de ficar checando as mensagens profissionais no celular.

5. Se precisar, use o freio de mão

Casos extremos pedem medidas mais firmes. Uma das estratégias de Huang é desligar completamente as notificações do WhatsApp. Essa atitude é especialmente valiosa para os casos em que as janelinhas piscando se tornam gatilhos. Essa dica também facilita a decisão de checar o app apenas nos horários estabelecidos.

Você também pode estabelecer períodos para ler mensagens. Por exemplo, separar meia hora do seu dia de manhã e de tarde para responder tudo o que precisar. Depois, notificações desligadas e vida que segue.

Outra ideia — essa emprestada da Psicologia Positiva — é tirar o ícone do WhatsApp da tela inicial. “Quando a gente aumenta o trabalho para abrir o app, diminuímos a motivação para fazer isso. É como se a gente fizesse um bom uso da preguicinha de procurar ele no menu do celular”, pontua Huang.

Seja qual for o truque para fazer bom uso do WhatsApp para fins profissionais, o importante é lembrar do equilíbrio.

“Conseguimos criá-lo principalmente a partir da clareza dos combinados. Desta forma, é possível diminuir a ansiedade e ajudar todos os envolvidos a terem as expectativas corretas desta ferramenta”, conclui Pellaes.

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