Calcular a folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes nas empresas. Não só para garantir a conformidade com a legislação vigente, mas também porque, geralmente, trata-se de um alto custo de operação em muitos setores.

Dependendo do tipo de negócio e da estrutura organizacional, frequentemente a folha de pagamento é o maior custo operacional da empresa – em muitos casos ultrapassando os 50% das despesas totais.

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Isso porque a folha de pagamento inclui todos os salários, os benefícios e os encargos sociais dos colaboradores que trabalham sob o regime CLT, dos estagiários à liderança.

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Saber calcular a folha de pagamento de uma empresa é importante para que não haja erros que possam gerar contestações trabalhistas ou fiscais.

A seguir, apresentamos os passos a serem levados em consideração para realizar esses cálculos de forma eficaz.

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O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um relatório elaborado pela empresa que detalha todos os custos com os salários e os benefícios dos colaboradores, incluindo todos os proventos e os descontos obrigatórios relativos aos encargos sociais, como o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte).

Mensalmente, a empresa deve registrar todas as remunerações referentes ao mês que passou e garantir que os pagamentos sejam realizados até o quinto dia útil do mês seguinte, que é o prazo determinado no artigo 459 da CLT para o pagamento do salário de celetistas ser efetuado.

A folha de pagamento é exigida pelo Decreto 3.048/99, que, em seu artigo 225, obriga as empresas a manterem registros precisos das remunerações pagas aos seus colaboradores. É obrigação dos contratantes:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.

A folha de pagamento serve, portanto:

• Para cumprir o contrato trabalhista firmado com os colaboradores empregados;
• Como um documento oficial para controle financeiro interno das organizações;
• Para auditorias e fiscalizações;
• Para estar em conformidade com as obrigações previdenciárias e fiscais, conforme determinado pelo eSocial.

O que é o eSocial?

Há alguns anos, as empresas brasileiras precisam submeter as informações das folhas de pagamentos de seus colaboradores para um sistema criado pelo Governo Federal chamado Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais, conhecido como eSocial.

Instituído por lei em 2014 e inicialmente adotado para as anotações referentes ao serviço doméstico, o eSocial atualmente é obrigatório para todas as empresas que tenham um ou mais trabalhadores empregados.

O sistema do eSocial unifica o envio de informações pelo empregador em relação aos seus colaboradores, fazendo com que as empresas cumpram a prestação, também de forma unificada, das informações referentes às obrigações:

• Fiscais;
• Trabalhistas;
• Previdenciárias;
• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

O prazo para o envio das informações ao eSocial é até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência.

Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?

Embora muitas vezes os dois conceitos sejam utilizados como sinônimos, existe uma diferença básica:

• A folha de pagamento é um relatório abrangente que consolida todos os pagamentos e descontos relacionados a todos os colaboradores de uma empresa em um determinado período, geralmente mensal;
• Já o holerite (em algumas regiões do Brasil também é chamado de “contracheque” ou mesmo “recibo de pagamento”) é um resumo individual entregue a cada colaborador que fornece de forma transparente as informações sobre sua remuneração, com a listagem dos proventos, descontos e benefícios no período. Nele, o trabalhador sabe objetivamente quanto receberá ao fim do mês.

Ambos são documentos essenciais para a gestão eficaz dos recursos humanos e para garantir a conformidade com as leis trabalhistas.

Como calcular a folha de pagamento?

A folha de pagamento compreende todos os gastos relativos a colaboradores contratados no regime CLT na empresa. Ou seja, todos os salários, os benefícios e os encargos sociais relativos a cada contrato.

Calcule o salário

• Salário base é o valor que está anotado na carteira do trabalho e que foi acordado no contrato de trabalho;
• Adicionais salariais, como férias, 13º salário, eventuais horas extras, eventuais comissões ou gratificações, adicional noturno, adicional de periculosidade ou de insalubridade etc.

Calcule os benefícios concedidos

• • Vale-refeição ou vale-alimentação;
  • Plano de saúde ou odontológico;
  • Auxílio-creche;
  • PLR (participação nos lucros ou resultados);
  • Outros eventuais benefícios que sejam concedidos pela empresa.

Calcule os encargos sociais obrigatórios

• INSS: a contribuição previdenciária varia conforme a faixa salarial (as alíquotas aumentam conforme o salário for maior). A base de cálculo do INSS é o salário bruto do trabalhador, que inclui não apenas o salário fixo, mas também outros proventos, como horas extras;
• IRRF: o Imposto de Renda Retido na Fonte é calculado sobre o salário bruto após a dedução do INSS e levando em consideração eventuais deduções, concedidas caso a caso, a exemplo de dependentes legais;
• FGTS: o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço corresponde a 8% da remuneração mensal bruta do empregado. Esse valor deve ser depositado mensalmente pela empresa em uma conta vinculada ao trabalhador na Caixa Econômica Federal.

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Quais são os pontos de atenção para evitar erros na hora de calcular a folha de pagamento?

Calcular os holerites e, consequentemente, a folha de pagamento de uma empresa, é uma tarefa específica, que exige da equipe responsável (seja do setor contábil ou de Recursos Humanos) conhecimentos sobre as leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais do país.

Erros nesses cálculos podem gerar contestações, tanto da Justiça Trabalhista como da Receita Federal ou das instâncias previdenciárias.

Em última análise, erros podem impactar a imagem e até a saúde financeira da organização. Veja os principais pontos de atenção:

• Acompanhamento das mudanças na legislação: leis trabalhistas, fiscais e previdenciárias estão em constante mudança e revisão. Acompanhar essas alterações é crucial para evitar erros. Isso inclui atenção a novas regras sobre impostos, contribuições e direitos trabalhistas;
• Manter dados internos atualizados: é crucial organizar as informações dos colaboradores, como cargos, salários e benefícios, e garantir que todos os dados estejam atualizados. Dividir os funcionários por setores e cargos também pode facilitar o cálculo e a verificação das informações;
• Controle rígido do ponto: registrar corretamente as horas trabalhadas dos colaboradores, incluindo horas extras, faltas e atrasos, é vital. Um sistema de controle de ponto eletrônico ajuda a centralizar as informações;
• Automatização do processo: o uso de sistemas tecnológicos para gerenciamento e softwares específicos para o cálculo da folha de pagamento pode reduzir significativamente a ocorrência de erros humanos. Esses sistemas geralmente incluem validações automáticas que alertam para informações faltantes ou inconsistentes;
• Atenção às categorias e enquadramentos trabalhistas: é importante garantir que cada colaborador esteja corretamente classificado em sua categoria profissional e enquadramento (celetista assalariado, PJ, freelancer etc.). Cada categoria possui convenções coletivas específicas que impactam o cálculo da folha;
• Treinamentos e auditorias regulares: investir no treinamento contínuo da equipe responsável pela folha de pagamento é essencial (melhores práticas, novas legislações e o funcionamento do sistema utilizado para o cálculo). Realizar auditorias externas periódicas nas folhas de pagamento também pode ajudar a identificar erros antes que se tornem um problema maior.

O que é a desoneração da folha de pagamento?

Trata-se de uma política fiscal que tem como objetivo reduzir a carga tributária sobre os salários dos trabalhadores, substituindo a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha de salários por uma alíquota que varia entre 1% e 4,5% sobre a receita bruta da empresa.

A medida foi implementada inicialmente em 2012 e se aplica a setores específicos da economia. A ideia é estimular a geração de empregos e reduzir os custos operacionais das empresas, promovendo o crescimento da economia do país.

Recentemente, uma nova lei foi sancionada mantendo a desoneração até o final de 2024 para alguns setores específicos. A partir do próximo ano, no entanto, haverá uma reoneração gradual, na qual as empresas começarão a pagar novamente a contribuição previdenciária sobre a folha de pagamento, aumentando progressivamente a alíquota.

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