PDCA é uma sigla em inglês para um método de administração de processos dentro de projetos e representa a seguinte sequência de ações:

• Plan (Planejar);
• Do (Fazer/executar);
• Check (Verificar/checar/mensurar);
• Act (Agir).

Trata-se de uma abordagem que vem se tornando um pilar na gestão da qualidade. O método se baseia em uma estrutura sistemática e lógica, que busca identificar problemas, implementar soluções e monitorar os resultados de maneira eficaz.

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Assim, ao cumprir as etapas do PDCA, as organizações acabam não somente resolvendo os problemas existentes, mas também criando um ambiente propício à inovação e ao crescimento sustentável.

Entenda tudo sobre o PDCA e saiba como aplicar a metodologia na empresa.

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O que é o PDCA?

A sigla PDCA tem origem de seu nome em inglês, Plan-Do-Check-Act (que, em português, significa “Planejar-Fazer-Verificar-Agir”). Baseado no método científico, o PDCA é também chamado de ciclo Deming ou Deming Wheel.

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Este ciclo se propõe a:

• Pensar em mudanças no processo;
• Implementar essas mudanças;
• Avaliar os resultados;
• Adotar uma ação a partir desses resultados.

Por isso, o PDCA se divide em quatro etapas, e cada uma com sua função.

5s: o que é, como funciona e como aplicar essa metodologia?

Como o PDCA se estrutura?

1. Planejar (Plan): nesta fase inicial, as empresas se preocupam em identificar os problemas ou mesmo as oportunidades de melhoria. Depois, metas claras devem ser definidas. Nesta etapa, é fundamental realizar uma análise detalhada da situação vigente, levantando dados e estabelecendo indicadores de desempenho (KPIs) que ajudarão a medir o sucesso das ações propostas;
2. Fazer (Do): as ações são implementadas conforme o plano estabelecido. Esta etapa envolve a execução das atividades e a coleta de dados para uma avaliação posterior. Neste momento, é muito comum ocorrerem mudanças e, em algumas situações, a rota deverá ser “recalculada”, e isso também precisa ser registrado;
3. Verificar (Check): após a execução das ações, é essencial analisar, medir e, finalmente, comparar os resultados obtidos no método com os objetivos definidos na fase inicial, a de planejamento. Essa verificação permite identificar desvios e áreas que necessitam de ajustes;
4. Agir (Act): com base nas análises realizadas, a empresa deve agir para corrigir problemas identificados e padronizar as soluções eficazes. Essa etapa também prepara o caminho para um novo ciclo de planejamento, promovendo a melhoria contínua.

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Quais são os objetivos do PDCA?

Essa abordagem busca mais do que simplesmente resolver problemas pontuais. Ela visa também criar um ambiente propício à melhoria contínua, em que todos os colaboradores estão engajados na identificação de oportunidades e na implementação de soluções eficazes.

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Assim, seus principais objetivos podem ser listados:

• Identificar oportunidades de melhoria: o método PDCA permite que as organizações identifiquem áreas em que podem aprimorar seus processos e produtos, como a redução de custos e o aumento da eficiência operacional;
• Implementar mudanças de forma estruturada: ao planejar cuidadosamente as ações necessárias, o PDCA ajuda a implementar mudanças de forma organizada, estabelecendo metas claras e alocando recursos de forma assertiva;
• Avaliar os resultados: a fase de verificação do PDCA é muito importante, pois ela serve para coletar dados e avaliar se as mudanças implementadas estão gerando os resultados esperados, permitindo alterações conforme necessário;
• Ajustar e corrigir as falhas: depois de avaliar os resultados, o PDCA permite que as organizações identifiquem falhas e tomem medidas corretivas para garantir que os processos continuem a melhorar sempre;
• Criar uma cultura de melhoria contínua: a repetição sistemática do ciclo PDCA fomenta uma cultura organizacional voltada para a busca por excelência e inovação.

Quando o PDCA surgiu?

O PDCA surgiu na década de 1920 e é atribuído a Walter A. Shewhart, um estatístico americano que desenvolveu um método para controlar a qualidade da produção, introduzindo o conceito do ciclo de melhoria contínua que mais tarde se tornaria conhecido como PDCA.

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Décadas depois, nos anos 1950, o método foi popularizado por William Edwards Deming, um renomado professor e referência mundial em “evolução da qualidade”.

Deming levou suas ideias sobre qualidade e o ciclo PDCA para o Japão após a Segunda Guerra Mundial, onde essas práticas foram adotadas e aprimoradas pela indústria japonesa.

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Em qual situação o PDCA pode ser aplicado?

Um exemplo prático de aplicação do método PDCA pode ser encontrado em uma situação bem corriqueira de uma empresa de atendimento ao cliente, como uma prestadora de serviços de suporte técnico.

Imagine que a empresa começa a receber reclamações sobre a lentidão nesse atendimento. Os dados mostram que o tempo médio de resposta é de 48 horas, enquanto o ideal seria de 24 horas.

Essa situação vem gerando insatisfação, e o número de reclamações dos clientes vai se acumulando, impactando as vendas.

Como o PDCA pode ser aplicado neste caso: passo a passo

1. Planejar: a equipe se reúne para discutir o problema e identificar suas causas. Eles percebem que a lentidão se deve à falta de pessoal suficiente e à ausência de um sistema organizado para priorizar os atendimentos. A meta definida é: reduzir o tempo médio de resposta para 24 horas em até três meses. Um plano de ação é elaborado, incluindo a contratação de mais atendentes e a implementação de um sistema de triagem para priorizar os chamados. Em um mês, os resultados serão avaliados;
2. Fazer: o plano é colocado em prática. A empresa contrata dois novos atendentes e implementa um software que organiza as solicitações por prioridade. Todos os membros da equipe são treinados para usar o novo sistema;
3. Verificar: após um mês, que foi o tempo que havia sido estipulado no planejamento, a equipe avalia os resultados. O tempo médio de resposta caiu para 30 horas, mas ainda não atingiu a meta estabelecida. A equipe analisa os dados e descobre que alguns atendentes ainda estão sobrecarregados devido à falta de clareza nas prioridades dos chamados;
4. Agir: com base nas informações coletadas, a empresa decide ajustar o sistema de triagem para torná-lo mais eficiente. Também passa a realizar reuniões semanais para revisar as prioridades com toda a equipe. Após mais dois meses, o tempo médio de resposta é reduzido para 22 horas, atingindo, assim, a meta estabelecida.

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Ao seguir as etapas, a empresa não apenas resolveu a questão da lentidão no atendimento, mas também estabeleceu uma cultura organizacional de melhoria contínua, permitindo ajustes rápidos e eficientes sempre que surgirem novos desafios.

Em quais setores o PDCA pode ser aplicado?

Como o método é flexível, além de eficaz na promoção de melhorias contínuas, pode ser adotado por vários setores e indústrias, além das empresas de serviços, como exemplificado.

Abaixo estão alguns exemplos de onde o PDCA é comumente utilizado:

• Saúde: o PDCA é empregado para melhorar a qualidade do atendimento ao paciente, otimizar processos administrativos e garantir conformidade com as normas regulatórias. Hospitais, por exemplo, podem usar o método para reduzir tempo de espera e melhorar a segurança do paciente;
• Indústria de manufatura: amplamente utilizado para otimizar processos na linha de produção, reduzir desperdícios e melhorar a qualidade dos produtos finais;
• Educação: instituições usam o PDCA para melhorar currículos, processos administrativos e a experiência dos alunos. O ciclo permite que as escolas avaliem suas práticas pedagógicas e implementem melhorias contínuas;
• Alimentícia: o PDCA é fundamental para garantir a segurança alimentar e a qualidade dos produtos. Empresas podem aplicar o ciclo para monitorar processos de produção, controlar o estoque e as práticas de higiene, reduzindo riscos de contaminação;
• Construção civil: pode ser utilizado para gerenciar projetos, garantindo que os prazos sejam cumpridos e os custos controlados. A metodologia ajuda na identificação de problemas durante as etapas da obra e na implementação de melhorias.

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