Auxílio home office nas empresas: o que é e como funciona?

O auxílio home office pode ser considerado um dos legados da pandemia. 

Lembra quando todo mundo estava em casa, tentando conciliar as tarefas domésticas e o trabalho?

Pois então, as empresas tiveram que se mexer para apoiar os colaboradores, e uma das alternativas foi oferecer uma ajuda de custo para compensar gastos com luz, internet e mobiliário no home office. 

Passados os períodos mais críticos da covid-19, o que era temporário se transformou em um benefício mensal para muita gente: quem permaneceu no modelo remoto e até para os que migraram para o híbrido. 

Nas empresas, o auxílio home office também virou mais um fator de atração e retenção de talentos. 

Como funciona a ajuda de custo para home office  

O auxílio home office é uma ajuda de custo oferecida aos colaboradores para compensar despesas relacionadas ao trabalho remoto. 

O benefício pode ser usado para compra de equipamentos e mobiliário {cadeira ergonômica é um dos itens preferidos!} ou gastos com energia, internet e material de escritório. 

Cada empresa define um valor mensal {normalmente se leva em conta os montantes praticados no segmento de mercado}, e o funcionário utiliza como achar melhor. 

Conforme a legislação brasileira (art. 457 da CLT), entende-se que o benefício é uma contraprestação do serviço e não integra o salário, que é a base para o cálculo de outras verbas trabalhistas e previdenciárias. 

“Para fins fiscais, não há incidência de imposto, desde que os recursos sejam previstos em políticas internas e correspondam aos valores que serão efetivamente gastos no mês”, acrescenta Sella.

É importante que tudo fique claro no contrato de trabalho dos colaboradores, porque a legislação também determina que a responsabilidade pelos equipamentos e infraestrutura necessários para o trabalho remoto, bem como o reembolso de despesas arcadas pelo funcionário, estejam previstos no documento. 

Vale registrar que a opção pelo trabalho híbrido pode impactar no valor do auxílio home office. 

“O cálculo do pagamento do auxílio home office deve acompanhar a necessidade de gastos do empregado para realizar seu trabalho de forma remota. Assim, caso essa necessidade de disponibilização diminua, o pagamento do benefício pode sim reduzir”, afirma Giovanna Sella.

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Beneflex é alternativa para custear despesas de trabalho em casa

Quando a empresa concede uma ajuda de custo, é importante tomar alguns cuidados para reforçar que o valor não integra o salário {e prevenir questionamentos trabalhistas futuros!}. 

“Não é recomendado que se deposite o valor na conta dos profissionais ou o pague em espécie”, destaca Nicoli. 

Uma maneira prática é oferecer o auxílio home office na forma de créditos dentro de um pacote de benefícios, também conhecido como beneflex. 

Nessa opção, cada colaborador recebe um cartão para utilização dos valores definidos pela empresa. 

Pode ser que um teletrabalhador use todos os créditos para pagar a conta de luz, enquanto outro destine apenas uma parte para a fatura da internet. 

Com o beneflex, os funcionários e a empresa conseguem obter um controle maior dos gastos com benefícios. 

Isso porque há aplicativos associados ao uso dos cartões para acompanhamento das despesas.  

No que diz respeito ao home office, os créditos podem ser gastos com compra de cadeira ergonômica, itens de papelaria, assistência técnica de computador e o custeio de contas de energia e internet. Basta pagar com os créditos disponíveis. 

A ideia é dar mais autonomia às pessoas {vale lembrar que isso é algo que contribui para a atração e retenção de talentos e redução do turnover!}. 

Vale a pena trocar o auxílio home office por uma política de reembolso?

Algumas empresas em regime de teletrabalho optam por criar uma política de reembolso, com despesas tendo que ser comprovadas por meio de notas fiscais, recibos e faturas. 

Mas isso pode dar um pouco de trabalho {e até dor de cabeça!} para controlar os gastos ou para determinar quanto de cada fatura residencial se refere às atividades profissionais. 

“No caso de uma política de reembolso, é necessário normas para tornar o procedimento eficiente e transparente, evitando desgaste na relação profissional. Algumas medidas facilitam, como, por exemplo, indicar quais itens poderão ser ressarcidos ou não, quais critérios serão adotados para separar despesas pessoais e profissionais, e um teto de despesas, a fim de não ter gastos excessivos”, considera o advogado Luis Cláudio Nicoli.  

Uma outra alternativa é estabelecer parcerias com empresas para obter descontos especiais em produtos e serviços, de modo a proporcionar bem-estar no home office.  

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